Затраты на выставку отнесены на счет. Представительские расходы: оформляем документы. Раздаем рекламные товары

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 8, 2004

Для успешного продвижения товаров (работ, услуг) на рынке и расширения связей с потребителями и партнерами российские организации все чаще используют такой способ рекламы, как участие во всевозможных выставках и ярмарках. Это способ заявить о себе, продемонстрировать свои товары, работы, услуги, что способствует увеличению покупательского спроса в будущем, а также получить большой объем информации во время проведения выставочных мероприятий, наладить и закрепить деловые контакты, необходимые для дальнейшей работы организации. Для многих крупных организаций участие в выставках становится традицией и обычаем делового оборота.

Экспонент, т.е. предприятие, выставляющее свою продукцию (товары, работы, услуги), обычно сам не занимается подготовкой и проведением выставки, а заключает договор с ее организатором, в котором регулируются вопросы о допуске на выставку, арендной плате за стенд, об условиях оплаты, расторжении договора, оказании и заказа конкретных услуг (как обязательных, так и дополнительных). Исходя из условий договора формируются расходы организации, участвующей в выставке.

Расходы, признаваемые в бухгалтерском и налоговом учете как рекламные

В большинстве случаев расходы, связанные с участием в выставках, - рекламные. Такой вывод можно сделать на основании Федерального закона от 18.07.1995 N 108-ФЗ (в ред. от 30.12.2001) "О рекламе", в котором определено, что реклама - распространяемая в любой форме, с помощью любых средств информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях (рекламная информация), которая предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к рекламному объекту и способствовать реализации товаров, идей и начинаний. Так как конечная цель любых рекламных расходов - сбыт рекламируемой продукции, данные расходы можно квалифицировать как расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также выполнением работ, оказанием услуг. Внутри данной группы они будут определяться как расходы от обычных видов деятельности (п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и относиться к коммерческим расходам (п.7 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете расходы на рекламу учитываются на счете 44 "Расходы на продажу", где по дебету отражаются суммы произведенных расходов, а по кредиту - накопленные суммы расходов списываются полностью или частично в дебет счета 90 "Продажи" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Способ списания коммерческих расходов должен быть отражен в учетной политике организации.

В целях налогообложения прибыли расходы на рекламу в целом и на участие в выставках в частности включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции (пп.28 п.1 ст.264 НК РФ). Согласно п.4 ст.264 НК РФ к расходам организации на рекламу относятся:

расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Расходы налогоплательщика на иные виды рекламы, осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, в том числе на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов, во время массовых рекламных кампаний и пр. (например, дегустация продукции на выставках, бесплатная рекламная рассылка) для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации. Налоговые органы при определении ненормируемых рекламных расходов четко придерживаются перечня, приведенного в п.4 ст.264 НК РФ, - любой иначе поименованный расход будет пересчитываться по нормативу (Письмо Минфина России от 26.06.2003 N 04-02-05/1/68). При этом к расходам на участие в выставках, ярмарках следует относить расходы по оплате вступительных взносов, разрешений и т.п. для участия в подобных выставках (Письмо Управления МНС России по Москве от 17.04.2003 N 23-10/4/21317).

Большинство российских организаций формируют свои расходы на рекламу в пределах, не превышающих 1% выручки. Если же нормируемые расходы превысили этот предел, у организации возникают следующие проблемы.

Во-первых, на основании п.7 ст.171 НК РФ суммы НДС по расходам, принимаемым в соответствии с гл.25 НК РФ для целей налогообложения прибыли по нормативам, должны приниматься к вычету в соответствии с этими нормативами (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 28.11.2002 N 24-11/57028). Если на конец года остается сумма входного НДС, которая не была принята к вычету в течение года в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ, эту сумму списывают в дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Если суммы НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) были уже учтены в качестве налоговых вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДС, а позже расходы на приобретение этих товаров были отнесены к рекламным, которые, как оказалось, не превышают нормативы, указанные в п.4 ст.264 НК РФ, то суммы НДС в части превышения установленных норм подлежат восстановлению и уплате в бюджет.

Во-вторых, так как бухгалтерский и налоговый учет нормируемых расходов на рекламу различается (в бухгалтерском учете суммы расходов на рекламу списываются полностью в отчетном периоде независимо от того, подпадают данные расходы под норматив, установленный гл.25 НК РФ или нет), для отражения возникающей разницы необходимо применять правила Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Если отчетный период - начало или середина года, могут возникнуть временные разницы, приводящие к уменьшению будущих платежей по налогу на прибыль. Это может произойти, когда расходы организации на рекламу не поименованы в перечне, приведенном в п.4 ст.264 НК РФ, и превышают 1% выручки отчетного периода, так как налоговый период по налогу на прибыль не закончен, и в следующих отчетных периодах есть вероятность, что общая сумма рекламных расходов будет отвечать установленным в ст.264 НК РФ нормам (выручка и расходы на рекламу будут исчисляться при этом нарастающим итогом с начала отчетного периода).

В соответствии с п.п.9 - 11 ПБУ 18/02 временные разницы приводят к увеличению или уменьшению будущих платежей по налогу на прибыль. Сумма такого увеличения или уменьшения составляет отложенный налог на прибыль. Вычитаемые временные разницы при формировании налогооблагаемой прибыли (убытка) приводят к образованию отложенного налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет в следующем за отчетным или в последующих отчетных периодах. Сумма отложенного налога определяется как произведение вычитаемой временной разницы на действующую ставку налога на прибыль. В бухгалтерском учете эта сумма учитывается на счете 09 (Приказ Минфина России от 07.05.2003 N 38н "О внесении дополнений и изменений в План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцию по его применению"). Отложенный налоговый актив, увеличивающий величину условного расхода (дохода) отчетного периода, отражается по дебету счета 09 "Отложенные налоговые активы" в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам". При уменьшении или полном погашении отложенных налоговых активов в счет уменьшения условного расхода (дохода) отчетного периода формируется запись: Д-т 68, К-т 09. Отложенный налоговый актив при выбытии объекта актива, по которому он был начислен, списывается с кредита счета 09 в дебет счета 99 "Прибыли и убытки".

Расходы, связанные с участием в выставках, как рекламные подпадают под обложение налогом на рекламу. Налогоплательщиками при этом являются рекламодатели. Но так как это местный налог, в разных регионах страны установлены свои правила его начисления и уплаты: плательщиками налога в некоторых регионах могут быть рекламораспространители, которые в данном случае выступают в роли налоговых агентов. Ставки по налогу также могут варьироваться, однако согласно пп."з" п.1 ст.21 Закона Российской Федерации от 27.12.1991 N 2118-1 "Об основах налоговой системы в Российской Федерации" (с 1 января 1999 г. утратил силу, за исключением ст.ст.19, 20, 21) сумма налога на рекламу не должна превышать 5% стоимости услуг по рекламе.

В бухгалтерском учете налог будет учитываться по кредиту счета 68, субсчет "Прочие налоги", в корреспонденции с дебетом счета 91, субсчет "Прочие расходы". При определении налоговой базы для расчета налога будут приниматься как прямые расходы на рекламу, так и косвенные, при этом косвенные расходы будут определяться в процентном отношении общей суммы косвенных расходов к величине прямых расходов, произведенных рекламодателем в отчетном периоде (Закон г. Москвы от 21.11.2001 N 59 "О налоге на рекламу", Письмо Управления МНС России по Москве от 24.10.2002 N 23-10/6/50694).

Пример. Предположим, организация, занимающаяся производственной деятельностью, принимает участие в выставке в качестве экспонента в I квартале 2004 г. Стоимость аренды стенда составила 5900 руб. (в том числе НДС 18% - 900 руб.), изготовление и монтаж рекламных экспонатов - 11 800 руб. (в том числе НДС 18% - 1800 руб.), расходы на изготовление и распространение рекламных листков перед входом на выставку - 8850 руб. (в том числе НДС 18% - 1350 руб.). Выручка за I квартал составляет 590 000 руб. (в том числе НДС 18% - 90 000 руб.). Выручка за II квартал - 625 400 руб. (в том числе НДС 18% - 95 400 руб.). За II квартал рекламные расходы не производились. Деятельность организации подлежит обложению НДС. Доходы и расходы признаются по методу начисления, НДС - "по отгрузке". Отчетный период - квартал. Организация зарегистрирована в Москве.

Согласно пп.28 п.1 и п.4 ст.264 НК РФ расходы по аренде стенда, изготовлению и монтажу рекламных экспонатов учитываются в полной сумме, а на изготовление и распространение рекламных листков - в пределах установленных норм (не более 1% выручки от реализации). Выручка от реализации определяется (на основании ст.249 НК РФ) исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работы, услуги). При этом из суммы доходов от реализации в соответствии с НК РФ исключаются суммы предъявленных покупателю налогов. На основании изложенного норматив расходов на рекламу за I квартал составит 500 000 руб. (590 000 - 90 000); 500 000 х 0,01 = 5000 руб.; норматив расходов на рекламу за первое полугодие - 1 030 000 руб. (590 000 + 625 400 - 90 000 - 95 400); 1 030 000 х 0,01 = 10 300 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом (см. таблицу).

Если организация не укладывается в норматив расходов на рекламу по итогам налогового периода (текущий год), в бухгалтерском и налоговом учете образуются не временные разницы, а постоянные (п.7 ПБУ 18/02). Так как прибыль по данным бухгалтерского учета получается меньше налоговой, надо увеличить первую на образовавшуюся постоянную налоговую разницу, которая при умножении на действующую ставку налога на прибыль (24%) даст постоянное налоговое обязательство (ПНО). Данная операция будет отражаться по дебету счета 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство", в корреспонденции с кредитом счета 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль". Такие записи можно делать сразу, если превышение расходов на рекламу, подпадающих под понятие "прочие" согласно п.4 ст.264 НК РФ, произошло в IV квартале года или организация не ожидает получения выручки до конца года. Если же налоговая разница, определенная сначала как временная и отраженная на счете 09, в конце налогового периода переходит в категорию постоянной, то необходимо сделать следующую запись: Д-т 99, К-т 09.

Расходы на участие в выставках, не относящиеся к рекламным

Кроме перечисленных расходов у организации могут возникнуть сопутствующие расходы, такие, как заработная плата сотрудникам, привлекаемым для участия в выставках, единый социальный налог на эти выплаты, командировочные расходы и др.

Для определения налоговой базы по прибыли эти расходы не будут признаваться рекламными. Они будут учитываться в других статьях затрат в соответствии с установленным гл.25 НК РФ порядком.

В бухгалтерском учете, по нашему мнению, возможно признание данных расходов рекламными при следующих обстоятельствах.

В снабженческих, торговых, сбытовых и других организациях, в которых не применяются счета учета затрат 20, 23, 26, расходы на оплату труда сотрудникам, участвующим в выставках, на командировки и другие подобные расходы будут учитываться по дебету счета 44 независимо от отнесения их к той или иной категории формирования затрат.

В организациях, осуществляющих производственную деятельность, применяют счета 20, 23, 26. Но если эти расходы обособлены (отделены от прочих) и можно, ссылаясь на правильно оформленные документы, доказать, что эти расходы относятся к рекламным мероприятиям (в данном случае участию в выставках), то, по нашему мнению, можно использовать счет 44. Данные суммы, на наш взгляд, будут косвенными расходами на рекламу и должны формировать налоговую базу по налогу на рекламу.

Следует обратить внимание на один момент. Когда собственные работники, привлеченные для участия в выставке, осуществляют задание в пределах своих основных функций или вместо них в свое рабочее время, оплата труда таких работников должна осуществляться в обычном порядке как за выполнение трудовых обязанностей. Если же работник привлекается к работе в выходные или праздничные дни или сверх установленных для него норм рабочего времени, то оплата должна производиться не менее чем в двойном размере (за выходные и праздничные дни) или должен предоставляться дополнительный выходной день (ст.153 Трудового кодекса Российской Федерации), либо выплачиваться сверхурочные (работа сверх норм рабочего времени) (ст.152 Трудового кодекса Российской Федерации).

Нередко ошибочно относят к рекламным расходам затраты на изготовление или приобретение сувенирной продукции для передачи ее конкретным клиентам. В Законе "О рекламе" четко указано, на кого должна быть направлена рекламная информация, - на неопределенный круг лиц. Согласно этому затраты организации-производителя на передачу продукции собственного производства в качестве сувенира заказчиками при переговорах на выставках не являются рекламными расходами (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.05.2003 N 26-12/25950). Значит, они не будут включаться в налоговую базу по рекламе и уменьшать налог на прибыль (пп.16 ст.270 НК РФ). Кроме того, не будут признаваться рекламными и расходы на сувениры, распространяемые на выставках, ярмарках неопределенному кругу лиц, если они не являются носителями рекламной информации (например, отсутствует логотип организации) (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 16.07.2003 N 26-12/39492).

Часто организации направляют своих работников на ту или иную выставку для сбора необходимой информации, налаживания деловых связей и контактов. Если при этом сама организация участия в выставке не принимает, а ее расходы ограничены стоимостью входного билета и, возможно, командировочными работника, то, по нашему мнению, данные расходы нельзя классифицировать как расходы на рекламу. Данные расходы, скорее всего, следует учитывать как общехозяйственные и отражать по дебету счета 26, а в целях налогообложения они будут уменьшать полученные доходы в случае их документального подтверждения и экономической обособленности (п.1 ст.252 НК РФ). Таким образом, необходимо иметь следующий пакет документов: приказ руководителя, отчет сотрудника, командировочное удостоверение, входной билет на выставку (желательно в виде бланка строгой отчетности, утв. Приказом Минфина России от 25.02.2000 N 20н), прочие документы, подтверждающие командировочные расходы, - билеты, счет за проживание. Приказ руководителя и отчет сотрудника должны указывать на производственную направленность и необходимость посещения выставки.

Пример. Организация командировала своего работника в другой город на 3 дня с целью посещения проводимой там выставки. Для этого работнику был выдан аванс в размере 6000 руб. Необходимые документы оформлены. В качестве экспонента организация участия в выставке не принимала. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет. Для подтверждения расходов он представил в бухгалтерию следующие документы: 2 железнодорожных билета на сумму 2600 руб., счет гостиницы, квитанцию об оплате и счет-фактуру на сумму 1500 руб., в том числе НДС (18%) - 228 руб. 81 коп., а также входной билет на выставку, оформленный по установленной форме, на сумму 640 руб. Сотрудник составил и предъявил отчет о командировке с приложением рекламных листов и буклетов с выставки. В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

в момент выдачи денег под отчет - Д-т 71, К-т 50 - 6000 руб.;

в момент предъявления авансового отчета - Д-т 26, К-т 71 - 4511 руб. 19 коп. (2600 + 640 + 1500 - 228 руб. 81 коп.) - отражены расходы согласно предъявленным документам;

Д-т 19, К-т 71 - 228 руб. 81 коп. - отражен НДС, указанный в счете гостиницы;

Д-т 50, К-т 71 - 1260 руб. - возвращена неизрасходованная сумма аванса.

Если организация оплачивает расходы по участию в выставке в качестве предоплаты, нужно иметь в виду, что предоплата (аванс) не признается в качестве расходов ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете (п.3 ПБУ 10/99, пп.2 п.7 ст.272 НК РФ). Если организация оплатила аренду стенда за полмесяца до проведения выставки, эти расходы будут приниматься в бухгалтерском и налоговом учете на момент закрытия выставки и подписания акта выполненных работ.

Пример. Организация проводит рекламную кампанию путем демонстрации на выставке своей продукции, которую она собирается производить в будущем. Организатору выставки перечислено 11 800 руб., в том числе НДС (18%) - 1800 руб. Оплата была произведена в день проведения выставки. В этом случае расходы нельзя классифицировать как рекламные расходы текущего периода. Их необходимо учитывать на счете 97 "Расходы будущих периодов" до момента выпуска рекламируемой продукции. В данном случае необходимо сделать следующие записи:

Д-т 97, К-т 60 - 10 000 руб. - расходы за участие в выставке отнесены на расходы будущих периодов;

Д-т 19, К-т 60 - 1800 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком.

Учет расходов при заключении посреднических договоров

Организация, решившая принять участие в выставке, может воспользоваться услугами посредника. Согласно ГК РФ посреднические договоры могут заключаться в виде агентских договоров (гл.52 ГК РФ), договоров комиссии (гл.51 ГК РФ), договоров поручения (гл.49 ГК РФ). В качестве примера возьмем договор комиссии. Согласно ст.990 ГК РФ по договору комиссии одна сторона (комитент) поручает другой стороне (комиссионеру) заключить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Комиссионер представляет комитенту (не реже чем один раз в месяц) отчет. Комитент оплачивает комиссионеру вознаграждение и возмещает расходы по выполнению поручения.

Комитент в соответствии с договором комиссии берет расходы на себя. Учет рекламных расходов у него ведется так же, как и у организации, работающей самостоятельно и не привлекающей посредника. Единственное отличие - для проведения бухгалтерских операций, составления отчетности необходимы вовремя предоставленный отчет комиссионера, а также первичная документация (копии счетов-фактур, отчет комиссионера об оказанных услугах на имя комитента).

Комиссионер не учитывает денежные средства, поступающие от покупателей в рамках исполнения договора комиссии, как собственную выручку и расходы, осуществляемые за счет комитента как собственные расходы. Для бухгалтерского учета расчетов с комитентом лучше всего использовать счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Продажа комиссионного товара, оказание услуг, выполнение работ по поручению комитента будут учитываться на специальном субсчете счета 62 в корреспонденции с кредитом счета 76, субсчет "Расчеты с комитентом". Расходы по договору комиссии, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, потребленные услуги, отражаются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". При выплате сумм комиссионером поставщику будет сделана запись: Д-т 60, К-т 51, а кредитоваться счет 60 будет с дебетом счета 76 - на сумму оплаченных по поручению комитента и за его счет услуг (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций). Выручкой у комиссионера, не ведущего своей деятельности, отличной от посреднической, будет комиссионное вознаграждение, которое в бухгалтерском учете учитывается по дебету счета 62 в корреспонденции с кредитом счета 90.

Пример. Организация-комиссионер согласно договору должна оплатить участие комитента в выставке. Для этого комиссионер перечислил организатору выставки аванс за аренду стенда в размере 5000 руб., в том числе НДС 762 руб. 71 коп. После этого комитенту был представлен отчет, на основании которого тот возместил комиссионеру понесенные расходы, а также оплатил вознаграждение в размере 500 руб., в том числе НДС 76 руб. 27 коп.

В данном случае для комиссионера не играет роли тот факт, что расходы, понесенные им при исполнении договора комиссии, являются для комитента рекламными. Сумму предоплаты за аренду стенда комиссионер согласно Плану счетов отнесет на счет 60, субсчет "Авансы выплаченные". У комиссионера будут сделаны следующие записи:

Д-т 60, К-т 51 - 5000 руб. - комиссионером перечислена предоплата за аренду стенда;

Д-т 51, К-т 76 - 5000 руб. - поступила на расчетный счет от комитента сумма для возмещения расходов комиссионера;

Д-т 76, К-т 60 - 5000 руб. - предоплата организатору выставки зачтена в счет расчетов с комитентом;

Д-т 51, К-т 62 - 500 руб. - комитент оплатил комиссионное вознаграждение;

Д-т 62, К-т 90, субсчет "Выручка" - 500 руб. - учтена выручка по договору комиссии;

Д-т 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость", К-т 68 - 76 руб. 27 коп. - учтена сумма НДС с выручки.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут учитывать в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, расходы на участие в выставках, так как рекламные расходы поименованы в пп.20 п.1 ст.346.16 гл.26.2 НК РФ как одни из составляющих закрытый список расходов. При этом учет данных расходов должен соответствовать порядку принятия расходов согласно п.4 ст.264 гл.25 НК РФ (п.2 ст.346.16 НК РФ).

М.Веселова

Для того чтобы установить контакты с потенциальными клиентами, партнерами организации участвуют в выставках. Расходы на участие в выставке могут быть самыми разнообразными. Причем, осуществив их, организация – налогоплательщик непременно столкнется с вопросами их классификации. Какие из них относятся к ненормируемым расходам, а какие нормируются?

Поэтому, немного уделим внимания некоторым видам рекламных расходов, в частности рекламным расходам, понесенным организацией на участие в выставках, ярмарках, экспозициях. Причем, участвуя в таких мероприятиях, организация для поддержания интереса к выпускаемой продукции, продаваемым товарам, оказываемым услугам прибегает к использованию брошюр, буклетов, каталогов.

Пример.

Организация заказала дизайнерской фирме буклет с рекламой своих услуг. Можно ли учесть данные в полном объеме для целей налогообложения?

Под буклетом понимается произведение печати, изготовленное на одном листе, сложенном параллельными сгибами, в несколько страниц, так, что текст может читаться без разрезки, раскрываясь, как ширма.

В соответствии с налоговым законодательством в полном объеме уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль только расходы, предусмотренные абзацами 2-4 пункта 4 статьи 264 НК РФ.

А рассматриваемые нами расходы к вышеперечисленным расходам не относятся, так как перечень ненормируемых расходов является закрытым и буклеты там не указаны.

Следовательно, данные расходы для целей налогообложения могут быть отнесены на прочие виды рекламы, но только в размере 1 процента от выручки (абзац 4 пункта 4 статьи 264 НК РФ).

Если бы организация заказала изготовление брошюр, то данные расходы можно было отнести в полном объеме на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, на расходы по рекламе, согласно абзацу 3 пункта 4 статьи 264 НК РФ. Данный вид расходов - изготовление рекламных брошюр, относится к ненормируемым расходам.

Пример.

Организация оптовой торговли изготовила каталоги с реализуемыми ею товарами и через почтовую рассылку разослала потенциальным покупателям данного товара. Как квалифицировать произведенные затраты, связанные с изготовлением данного каталога?

Согласно пункту 4 статьи 264 НК РФ, затраты на изготовление брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, относятся к расходам организации на рекламу. Но, согласно статье 2 Закона «О рекламе» рекламная информация предназначена для неопределенного круга лиц. В данной же ситуации распространение каталогов произошло потенциальным покупателям – юридическим лицам, то есть определенному кругу лиц. Значит затраты организации оптовой торговли на изготовление и почтовую рассылку каталогов не могут быть отнесены к расходам на рекламу.

Обратите внимание!

Если к каталогам, которые содержат информацию о номенклатуре и цене товара, предназначенным для определенных потенциальных организаций – покупателей, прилагаются типовые договора поставки, в которых указана информация об условиях поставки данного товара, то данные затраты для целей налогообложения прибыли можно учитывать в полной сумме как прочие , связанные с заключением договоров в периоде получения доходов по этим договорам.

Нередко на выставках организации раздают подарки.

Стоимость подарков, раздаваемых покупателям, также может быть включена в состав рекламных расходов. В налоговом учете эти расходы отнесены к нормируемым расходам.

Пример.

ООО «Сигма» приняло участие в выставке, в рамках которой проводился конкурс, с вручением призов победителям.

За участие в выставке ООО «Сигма» уплатило 9000 рублей (в том числе НДС – 1372,88 рублей). Общая стоимость приобретенных призов - 75 000 рублей (в том числе НДС – 11 440,68 рублей). Стоимость каждого из призов - менее 2000 рублей Выручка от реализации составляет 540 000 рублей (в том числе НДС – 82 372,88рублей).

В целях бухгалтерского учета все произведенные расходы на рекламу учитываются в полном объеме. Для целей налогового учета полностью принимаются в составе расходов затраты на участие в выставке (пункт 4 статьи 264 НК РФ). Стоимость врученных призов учитывается в сумме, не превышающей 1% суммы выручки от реализации ((540 000 – 82372,88) х 1% = 4 576,27рубля). НДС по этим расходам принимается к вычету в сумме, соответствующей этому нормативу.

В целях налогового учета в состав расходов, принимаемых для расчета налоговой базы, рекламные расходы включаются в следующем порядке:

Расходы на участие в выставке (7627,12 рубля) учитываются в полном объеме.

Стоимость врученных призов, учитывается в пределах 1% от выручки (4576,27 рубля).

7627,12 + 4576,27 = 12 203,39 рубля.

Сумма не возмещенного НДС, отнесенного ко внереализационным расходам, не учитывается при налогообложении прибыли.

Нормирование стоимости призов для целей налогообложения в размере, не превышающем 1% выручки, подтверждено Письмом Министерства Финансов Российской Федерации от 15 января 2002 года №04-02-06/2/3 «О нормировании рекламных расходов».

ОСОБЕННОСТИ ИСЧИСЛЕНИЯ НДС ПРИ БЕЗВОЗМЕЗДНОЙ ПЕРЕДАЧЕ ТОВАРА В КАЧЕСТВЕ ПРИЗА УЧАСТНИКАМ ВЫСТАВКИ

На практике очень часто организации устраивают презентации своего товара, который может быть получен одним из участников данной акции в качестве приза.

Как правило, посетители выставки, для участия в данной акции заполняют небольшие анкеты. Затем среди тех, кто заполнил анкету, выбирают одну и вручают приз. В этом случае приз вручается конкретному лицу. А это, в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ, является безвозмездной передачей товара, которая облагается НДС.

Налоговая база при реализации налогоплательщиком товаров (работ, услуг) определяется как стоимость товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со статьей 40 НК РФ:

«Если иное не предусмотрено настоящей статьей, для целей налогообложения принимается цена товаров, работ или услуг, указанная сторонами сделки. Пока не доказано обратное, предполагается, что эта цена соответствует уровню рыночных цен».

При этом налогоплательщик обязательно должен выписать счет-фактуру и отразить ее в книге продаж.

Данный вывод подтвержден Письмом Министерства Финансов Российской Федерации от 31 марта 2004 года №04-03-11/52 «О налоге на добавленную стоимость», в котором сказано, что бесплатная, то есть безвозмездная передача товаров в рекламных целях, признается объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость в общеустановленном порядке. При этом, согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ, налоговая база по налогу на добавленную стоимость определяется исходя из рыночных цен.

Обратите внимание!

При этом организация не может учесть стоимость подарка в целях налогообложения прибыли на основании пункта 16 статьи 270 НК РФ.

Этот же вывод нашел отражение и в Письме МНС Российской Федерации от 26 февраля 2004 года №03-1-08/528/18 «О налогообложении продукции, передаваемой в рекламных целях».

Кроме того, в соответствии со статьей 171 НК РФ налоговым вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения по налогу на добавленную стоимость. Следовательно, суммы налога, уплаченные при приобретении товаров (работ, услуг), безвозмездно передаваемых в рекламных целях, следует принимать к вычету в общеустановленном порядке.

Рассмотрим ситуацию, когда магазины для того, чтобы привлечь внимание покупателей проводят рекламные акции, когда при покупке товара на определенную сумму покупателю вручают подарок. Будет ли стоимость подарков облагаться НДС?

При вручении подарков происходит передача права собственности на безвозмездной основе, что признается реализацией (подпункт 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ), которая облагается НДС. Причем НДС нужно платить с рыночной стоимости подарков, в соответствии с пунктом 1 статьи 154 НК РФ с учетом положений статьи 40 НК РФ.

Пример.

ООО «Электрон» в июне провел среди своих покупателей рекламную акцию, согласно, которой, купивший кухонный комбайн получает набор ножей бесплатно. Набор ножей в магазине продается по цене 1340 рублей (в том числе НДС).

Согласно пункту 3 статьи 40 НК РФ, стоимость набора можно установить в пределах от 1072 рублей до 1608 рублей.

Руководитель организации издал приказ, в котором утвердил цену на подарочный набор в сумме 1072 рублей (в том числе НДС 163,53 рубля.). Для проведения данной акции было выделено 15 наборов ножей, приобретенных в январе 2004 года по цене 780 рублей (в том числе НДС 118,98 рубля) за один набор.

Бухгалтер организации отразил в учете указанные операции следующими проводками:

Но данную ситуацию и вопрос об исчислении НДС, можно рассмотреть совершено с другой стороны.

Если организация раздает подарки, призы в рекламных целях, объекта по НДС не возникает. Ведь покупатель получает подарок только в том случае, если он купит определенный товар. Следовательно, такая операция носит возмездный характер.

Объекта налогообложения НДС не будет при выполнении следующих условий:

· стоимость подарков включена в себестоимость товаров в качестве рекламных расходов;

· есть документы, подтверждающие выполнение первых двух условий.

Это подтверждается Постановлением Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 19 августа 2003 года №КА-А40/5796-0ЗП, в котором суд пришел к выводу, что, поскольку получение покупателем подарка происходило при условии приобретения определенного товара, то, данная операция носила возмездный характер. Следовательно, передача подарков покупателям происходила в рамках рекламной кампании и являлась расходами на рекламу, а поэтому она не может быть квалифицирована как безвозмездная передача товара применительно к статье 146 НК РФ.

«Входной» НДС принять к вычету в полном объеме, как мы рассмотрели в первом варианте, не получится. В этой ситуации, НДС можно вычесть лишь в размере, соответствующему норме рекламных расходов (пункт 7 статьи 171 НК РФ). Суммы, превышающие этот норматив, покрываются за счет расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Окончательный размер принимаемого к вычету НДС можно будет определить только после окончания налогового периода.

Воспользуемся данными предыдущего примера.

Пример.

Бухгалтер ООО «Электрон» решила не начислять НДС со стоимости переданной в целях рекламы продукции.

Выручка от реализации продукции за 1 полугодие составила 115 000 рублей (без НДС). Рекламных расходов в первом квартале 2004 года не было. Значит, в налоговом учете за 1 полугодие на рекламные расходы можно списать 1150 рублей (115 000х1%). Следовательно, и сумму НДС принять к вычету можно только в сумме 207 рублей (1150х18%).

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Стоимость подарков, призов, сувенирной продукции, раздаваемых посетителям выставки с целью рекламы, а также любых других выигрышей облагается налогом на доходы физических лиц при условии, что их стоимость больше 2 000 рублей.

Обратите внимание!

Учитывается совокупная стоимостьвсех призов, подарков, полученныхфизическим лицом в течение налогового периода (года).

В большинстве случаев раздаваемые подарки, призы на выставках стоят меньше 2000 рублей. Если же стоимость превысила 2000 рублей, то организация обязана удержать налог с получателя дохода по ставке 35 % в соответствии с пунктом 2 статьи 224 НК РФ.

Если невозможно удержать налог, то организация должна в месячный срок письменно сообщить об этом в налоговый орган, указав сумму задолженности физического лица. Невозможностью удержать налог считается момент, когда заранее известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев (пункт 5 статьи 226 НК РФ).

Таким образом, организации, которые осуществляют распространение призов, сувениров, подарков, а также любых других выигрышей не обязаны исчислять и удерживать НДФЛ с таких доходов физических лиц.

Однако, за налоговым агентом сохраняется обязанность вести учет доходов, которые получают от них физические лица в налоговом периоде, персонально по каждому налогоплательщику, а также предоставлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода не позднее 1 апреля 2004 года, следующего за истекшим налоговым периодом (пункты 1 и 2 статья 230 НК РФ).

Напомним, что сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», которая утверждена Приказом МНС Российской Федерации от 31 октября 2003 года №БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год».

Напомним, что в случае, если налоговый агент не представит в установленный срок в налоговые органы сведения о выплаченных выигрышах, тогда с него может быть взыскан штраф в размере 50 рублей за каждый, не предоставленный документ, в соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ.

ЕДИНЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ НАЛОГ

Единым социальным налогом (далее - ЕСН) облагаются выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, которые состоят с организацией в трудовых отношениях, либо заключившие с ней гражданско–правовой договор, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав) (пункт 1 статья 236 НК РФ).

Следовательно, стоимость подарков, призов, любой сувенирной продукции, врученных посетителям выставки, не облагается ЕСН.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения расходов на рекламу, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Рекламные расходы».

Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

• указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения - налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

• приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
• смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
• а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно - в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат .

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

• программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
• список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

• официальность проводимого мероприятия;
• экономическая обоснованность производимых расходов;
• документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные :

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 .

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах . Сведем все воедино, и у нас получится:

• приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
• отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
• цель и результаты мероприятия,
• сумма расходов на представительские цели,
• а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, - в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

• вопросами, являющимися предметом переговоров, и
• служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц - участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие... и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ - отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

Пример 4

Свернуть Показать

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно .

Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый - правильно оформленный.

Пример 5

Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

Свернуть Показать

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

• акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
• счет-фактуру;
• путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
• счета на оплату.

Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

• счет-фактуру;
• счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру.

Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

• счетами,
• договорами на оказание услуг,
• заказ-счетами (форма № ОП-20),
• актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ;
• счет-фактура;
• счет на оплату.

Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

• этот договор подряда;
• акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
• платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми - включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог - и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

Сноски

Свернуть Показать

Как оформить участие турфирмы в выставке, читайте в статье. Бухгалтерский учет расходов на участие в выставке.

Вопрос: ООО (применяет ОСН) в ноябре 12г заключило договор на аренду площади в выставочном павильоне (участие в Выставке Мебель-2012, основное направление деятельности ООО - оптовая торговля мебелью). Произведена оплата за аренду в размере 498 774,5 руб. (в т.ч. НДС 18%). Получена с/ф и акт от 26.11.12г на полную сумму. Как правильно отразить в учете, какими проводками? Можно ли отнести на расходы и в каком периоде?

Ответ: В указанной ситуации в бухучете расходы на аренду места для участия в выставке организация может учесть в составе общехозяйственных расходов. В налоговом учете такие расходы учитываются в полном объеме в составе рекламных.

В бухучете стоимость образцов товаров учтите в составе коммерческих расходов, в налоговом учете - в составе расходов на рекламу. Проводки - в рекомендации .

Обоснование данной позиции приведено ниже в «Системе Главбух»

Участие турфирмы в выставке

Участие в выставках дает турфирме возможность не только привлечь потенциальных клиентов, но и заключить контракты с новыми партнерами на наиболее выгодных условиях. Отметим, что большинство туристических выставок проходит в феврале-марте. О нюансах учета расходов на них - в статье.

Принятие решения об участии

Шаг 1. Решение об участии в выставке принимает руководитель фирмы на основании обзора туристических выставок, заранее собранной необходимой информации по всем планируемым в течение года выставкам (территориальном расположении, срокам проведения, стоимости участия и пр.). Руководитель фирмы оценивает класс выставки, степень значения и необходимость участия фирмы.

Шаг 2. После определения цели составляется план, назначаются ответственные лица, определяется порядок организационных мероприятий и программ, оценивается возможность привлечения дополнительных сил, оценивается потребность в дополнительных материалах, определяется перечень вещей и предметов, которые потребуются, базовые расходы.

Шаг 3. За фиксированный срок, определенный организаторами выставок, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке с указанием реквизитов фирмы, желающей принять участие, с целью предварительной регистрации и бронирования выставочной площади. Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях.

Туристическая фирма, желающая реализовать или прорекламировать на выставке свой продукт и услуги, должна предварительно заказать и оплатить место. Заявка может признаваться договором между сторонами, но возможно и заключение договора как отдельного документа. При заключении договора с оргкомитетом ему передается план выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.

Расходы на мероприятие

Конечно же, участие в выставке требует определенных расходов. Поговорим об этом подробнее.

Перечень расходов
Для того чтобы участвовать в выставке, туристической фирме приходится нести расходы на*:

• аренду площади (составляет до 90% общей стоимости участия);
• регистрационные сборы;
• публикации в каталоге;
• оформление стенда, его монтаж и демонтаж;
• доставку и размещение экспозиционных материалов на стенде;
• одежду персонала фирмы, работающего на выставке;
• оформление пропусков на автомашины и разрешения на провоз и вывоз груза;
• изготовление рекламных материалов;
• дополнительные услуги или оборудование;
• услуги переводчиков и вспомогательного персонала;
• страховой взнос (фирма-организатор страхует участников);
• командировки, если выставка проходит в другом городе или даже стране.

Бухгалтерский учет расходов на участие в выставке
Участие в выставке осуществляется в интересах турфирмы, соответственно, затраты, связанные с данным мероприятием, признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (). В учетной политике фирма определяет порядок отражения на соответствующих счетах таких расходов, открыв аналитический субсчет «Рекламные расходы». По мнению автора, данные расходы целесообразно рассматривать в составе общехозяйственных трат*.

Услуги, оказанные организаторами выставки, включая регистрационные сборы, отражаются проводками*:

Дебет 19 Кредит 60
- отражен «входной» налог на добавленную стоимость.

Следует обратить внимание, что изготовление буклетов, плакатов, папок, ручек, фирменной униформы и других материалов с рекламной символикой требует другого подхода. Расходы на рекламные материалы предлагаем отражать проводками:

Дебет 10 Кредит 60
- отражены расходы на изготовление рекламной продукции;

Дебет 19 Кредит 60
- отражен «входной» НДС.

Дело в том, что данные материалы могут быть использованы при участии в выставке не в полном объеме. По окончании рекламного мероприятия турфирма составит акт о списании фактически использованных материалов.

На основании такого акта будет сделана проводка:

Налоговый учет расходов
Для целей налогового учета участие в выставке следует рассматривать со стороны двух аспектов.

Во-первых, для целей налогообложения прибыли признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные рекламные расходы , однако их можно учесть не в полном объеме, а в определенных пределах (за исключением некоторых рекламных трат).

При этом расходы должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть быть обоснованны (экономически оправданны), документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При «упрощенке» расходы на рекламу учитывают в порядке, установленном в пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Таким образом, состав рекламных расходов при общем режиме и спецрежиме один и тот же. То есть туристическая фирма может уменьшать доходы на расходы, связанные с участием в выставке, но признает их в составе затрат только после фактической оплаты (при «упрощенке»).

Итак, затраты на рекламу подразделяются на две категории: ненормируемые и нормируемые. Участие в выставках, согласно пункту 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ, относится к ненормируемым рекламным расходам. Это означает, что все расходы, которые понесет туристическая фирма, участвуя в выставке, будут в полной сумме учтены при налогообложении прибыли.*

Во-вторых, поскольку участие в выставках относится к ненормируемым расходам, «входной» налог на добавленную стоимость, связанный с такими расходами, в полном объеме предъявляется к вычету. Однако следует обратить внимание на тот факт, что при проведении рекламной акции происходит безвозмездная передача сувениров, листовок, буклетов, CD-дисков, каталогов, бейсболок, футболок, кружек и т. п.

Однако раздельный учет «входного» НДС можно не вести в те налоговые периоды, в которых доля совокупных производственных расходов на операции, не облагаемые НДС, меньше или равна 5 процентам от общей величины совокупных расходов на производство.

Если для турфирмы, которая осуществляет несколько видов льготируемых операций, ведение раздельного учета слишком трудоемко, она вправе отказаться от использования льгот как в отношении всех или нескольких видов операций, предусмотренных различными подпунктами пункта 3 статьи 149 Налогового кодекса РФ, так и в отношении операций, предусмотренных одним подпунктом пункта 3 статьи 149 Налогового кодекса РФ.

Срок хранения документов в турфирме

Расходы на дегустацию в перечне ненормируемых рекламных затрат, приведенном в пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ, также не названы. Следовательно, эти суммы также относятся на налоговые расходы в пределах норматива. Такие разъяснения приведены, в частности, в письме Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/113 .

Однако в данном случае вся рекламная продукция изготовлена исключительно для ее распространения на выставке. Дегустация товаров проходит тоже в рамках выставки. Следовательно, по мнению автора, рассматриваемые затраты (на изготовление сувениров и стоимость дегустируемой сельхозпродукции) можно классифицировать как расходы на участие в выставке. И признать их в налоговом учете в полном объеме.

Но в этом случае агрофирме следует быть готовой к спорам с налоговыми органами.

Чтобы иметь на руках дополнительные козыри, на раздаточных материалах рекомендуется нанести не только логотип агрофирмы, но и символику выставки. А также подтвердить документально, что вся сувенирная продукция распространена во время этого мероприятия в полном объеме. Нелишним будет и оформить приказ руководителя о проведении дегустации в программе участия в выставке.

Налог на добавленную стоимость

По мнению финансистов, бесплатная раздача рекламной продукции признается безвозмездной передачей. Следовательно, с рыночной стоимости переданных сувениров необходимо начислить НДС (п. 1 ст. 146 , п. 2 ст. 154 Налогового кодекса РФ). Такой вывод следует, в частности, из писем Минфина России от 21 октября 2008 г. № 03-07-11/338 , от 22 сентября 2006 г. № 03-04-11/178 . Аналогичный подход финансисты применяют, если речь идет о передаче товаров для дегустации (см., например, письмо Минфина России от 16 августа 2005 г. № 03-04-11/205).

Обратите внимание: передача в рекламных целях товаров (работ, услуг), расходы на приобретение (создание) единицы которых не превышают 100 руб., налогом не облагается (подп. 25 п. 3 ст. 149 Налогового кодекса РФ). Значит, при передаче сувениров (продукции для дегустации), стоимость единицы которых не превышает указанного лимита, налог начислять не нужно. Однако в этом случае агрофирма лишается и права на вычет «входного» налога по таким ценностям, поскольку имеет место не облагаемая НДС операция. Если «входной» налог был зачтен ранее, то его придется восстановить.

Расходы на оплату труда и командировочные

Отдельного внимания заслуживают расходы на оплату труда специалистов, работающих на выставке.

На выставке работает штатный персонал агрофирмы

Если выставка проходит в той же местности, где находится агрофирма, работникам просто начисляют зарплату. Если мероприятие проводят в другой местности, то людей направляют в командировку. За время нахождения штатного специалиста в командировке за ним сохраняется средний заработок. Кроме того, организация обязана возместить работнику командировочные расходы на проезд, по найму жилого помещения и суточные ().

При этом зарплату и средний заработок, сохраняемый на время командировки, следует отражать в регистрах налогового учета в составе расходов на оплату труда. Основание - Налогового кодекса РФ.

А вот стоимость проезда, жилья и суточных, по мнению автора, можно учесть одним из двух способов:
- в качестве ненормируемых рекламных расходов (затрат на участие в выставке);
- в составе собственно командировочных затрат (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Обратимся к пункту 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано: если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Таким образом, агрофирма в данной ситуации вправе самостоятельно выбрать, по какой статье ей учесть расходы на командировки работников на выставку.

На выставке работают подрядчики

Так, расходы на оплату труда привлеченных работников можно учесть в составе ненормируемых затрат на рекламу (участие в выставке).

А можно использовать один из следующих вариантов:
- отнести к расходам на оплату труда согласно пункту 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ, если договоры заключены с физическими лицами - не предпринимателями;
- учесть в составе прочих расходов на основании подпункта 41 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, если договоры заключены с индивидуальными предпринимателями.

Варламова Виктория Владимировна, главный эксперт­-консультант компании ПРАВОВЕСТ

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на рекламу

В налоговом учете затраты на рекламу товаров (работ, услуг), деятельности организации, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, в целях исчисления налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией .

К ненормируемым расходам на рекламу относятся: – расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети; – расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов; – расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Таким образом, расходы на участие в выставке являются ненормируемыми и в полном объеме учитываются при исчислении налога на прибыль. Экономическую обоснованность расходов на участие в выставке помимо первичных документов и документов, оформленных в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства, на территории которого проходила выставка (договоры, проездные документы, счета за гостиницу, акты выполненных работ и др.), должны подтверждать внутренние документы организации. Такими документами могут быть: приказ руководителя о принятии решения об участии в выставке, смета расходов на участие в выставке, отчет о результатах участия в выставке и др.

Заключаем договоры с иностранными партнерами

Как правило, подготовка к выставке поручается специализированной фирме. Если у организации нет постоянно действующей выставочной экспозиции, то выставочное оборудование проще взять в аренду. Такую услугу часто предоставляют организаторы выставок (иностранная фирма).

Если организация заключает договор с устроителями выставки, то, как правило, в договоре на предоставление услуг по организации выставки конкретизируются работы и услуги, которые будут оказаны участнику. Иногда заключаются два отдельных договора: один на аренду места на выставке, другой на предоставляемые работы и услуги (монтаж рекламных конструкций, размещение рекламы в каталоге, информационные услуги и т. д.). Когда организациям приходилось платить налог на рекламу, они были заинтересованы в том, чтобы затраты на аренду не включались в состав рекламных расходов. Многим налогоплательщикам удавалось отстаивать это в суде. Поскольку сейчас такой налог отменен, организации без каких-­либо опасений могут признать такие затраты в составе расходов на рекламу, причем ненормируемых.

Расчеты между иностранной фирмой и участником выставки обычно производятся в валюте, иногда в российских рублях – при работе с партнерами из ближнего зарубежья. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату признания соответствующего расхода.

Расходы на рекламу в виде услуг сторонних организаций признаются в налоговом учете на дату расчетов согласно условиям заключенных договоров или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо на последний день отчетного (налогового) периода .

НДС. Если российская организация пользуется услугами иностранных партнеров, то, прежде чем заключить договор, нужно определить место реализации таких услуг и работ в соответствии с российским законодательством. Когда на основании ст. 148 НК РФ местом реализации признается территория РФ, на российскую организацию возлагаются обязанности налогового агента по НДС и в договоре с инофирмой следует оговорить сумму налога, которая будет удержана при перечислении ей денежных средств .

По общему правилу местом реализации работ (услуг) признается место осуществления деятельности продавца, которое определяется на основе государственной регистрации . Исключение составляют работы и услуги, предусмотренные пп. 1–4 п. 1 ст. 148 НК РФ.

Одним из таких исключений являются рекламные услуги. Место их реализации определяется по месту осуществления деятельности покупателя. По мнению Минфина РФ, услуги по предоставлению выставочной площади или дополнительные услуги по оборудованию выставочного стенда, а также услуги по размещению информации о товарах в официальных каталогах выставки следует рассматривать как рекламные . Соответственно, если они оказываются иностранными фирмами российским организациям, то деятельность по организации выставки является объектом по НДС .

Однако, несмотря на то, что услуги по организации выставок носят рекламный характер и по налогу на прибыль учитываются в составе расходов на рекламу, такие услуги нельзя квалифицировать как рекламные. В соответствии с ОКВЭД рекламная деятельность имеет код 74.40, а деятельность организаторов выставок, ярмарок и конгрессов квалифицируется как предоставление прочих услуг – код 74.84 . Налоговые органы читают ст. 148 буквально, то есть наименования оказываемых услуг, перечисленных в этой статье, должны соответствовать наименованиям услуг в договоре. Если в нем написано, что иностранный партнер оказывает услуги по организации выставки, то местом реализации этих услуг территория РФ не является, так как они не предусмотрены пп. 1–4 п. 1 ст. 148 НК РФ. Поэтому при данной формулировке в договоре участник выставки, по мнению автора, не должен исполнять обязанности налогового агента.

С этой точкой зрения согласны и налоговые органы. Они считают, что обязанности налоговых агентов при приобретении услуг, оказываемых иностранной компанией, возникают у участника выставки только в том случае, если такие услуги не подпадают под перечень исключений . Иными словами, если в договоре на оказание услуг по организации выставки иностранный партнер выделяет отдельной строкой виды и стоимость предоставляемых услуг, то место реализации каждой услуги определяется отдельно.

Например, при приобретении услуг у иностранного партнера, не имеющего представительства на территории РФ: – аренда выставочной площади – не является реализацией услуг на территории РФ (пп. 1 п. 1 ст. 148 НК РФ); – аренда стенда – место реализации услуги территория РФ – российская организация налоговый агент (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ); – рекламные услуги (рекламные объявления по радио, размещение рекламы в проспектах и т. д.) – место реализации услуги территория РФ – российская организация налоговый агент (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ); – услуги по аккредитации участников выставки – не являются реализацией услуг на территории РФ (пп. 5 п. 1 ст. 148 НК РФ).

Если организация приняла решение согласиться с мнением Минфина РФ или в соответствии с точкой зрения налоговой службы решила определять место реализации каждой услуги, поименованной в договоре отдельно, и какая-­либо услуга признается оказанной на территории РФ, то в контракте с иностранным партнером нужно оговорить сумму НДС. Одновременно с перечислением денег организатору выставки российская организация обязана удержать и заплатить налог в бюджет . Налоговой базой у налогового агента в данном случае является сумма дохода от реализации услуг с учетом НДС . Пересчет налоговой базы осуществляется в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств иностранному лицу (в том числе, если эти расходы являются авансовыми или иными платежами) . Налогообложение производится по «обратной ставке» 18/118 . Удержанный и уплаченный НДС можно принять к вычету после оказания услуг (выполнения работ) иностранным партнером при условии, что такие услуги (работы) приобретены налогоплательщиком НДС для облагаемых операций .

Очень часто иностранные партнеры не хотят отражать в договоре российский НДС или указывают в договорах «свой» налог на добавленную стоимость, который участник выставки должен им перечислить в полном объеме. Как поступить организации, если она опасается претензий со стороны налоговых органов?

По мнению Минфина и налоговой службы, если в договоре НДС не учтен, то российскому налоговому агенту при исчислении налога на добавленную стоимость следует применять ставку налога в размере 18% к стоимости услуг (без учета российского налога на добавленную стоимость) и уплачивать налог в бюджет за счет собственных средств . Уплаченный НДС к вычету принять нельзя, так как он не был удержан из денежных средств, подлежащих перечислению иностранному лицу , а уменьшить налогооблагаемую прибыль, как ни странно, на эту сумму можно. Минфин разрешил учитывать такой НДС в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ как суммы налогов, начисленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке .

Данные разъяснения вызывают недоумение. Если НДС нельзя принять к вычету, потому что он не удержан согласно требованиям Налогового кодекса, как такой налог может признаваться исчисленным в соответствии с законодательством? Нигде в НК РФ мы не найдем норм, обязывающих налогового агента платить НДС за счет собственных средств при приобретении работ и услуг у иностранных партнеров. Взыскание налога за счет средств налогового агента также противоречит положениям ст. 8 НК РФ. Подтверждается это и судебной практикой .

Однако, несмотря на то, что точка зрения Минфина, указанная в Письмах от 18.07.2006 № 03-03-­04/2/175, от 24.03.2006 № 03-­04-­03/07, по мнению автора, не соответствует нормам законодательства, организации могут ею воспользоваться. В случае возникновения претензий со стороны налоговых органов организации будут освобождены от ответственности (штрафа), а с 2007 г. даже от уплаты пеней .

Направляем своих представителей на выставку

Командировочные расходы, по мнению налоговых органов, не будут относиться к рекламным . Их следует включать в состав расходов на командировки .

Расходы на командировки признаются на основании документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документов, оформленных согласно обычаям делового оборота, применяемых в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы (в том числе приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором) .

Расходы на проезд и проживание можно учесть в полном размере на основании подтверждающих документов.

Часто бывает, что белорусские, украинские или казахские партнеры в счетах или других документах указывают сумму налога на добавленную стоимость. При этом организации должны понимать, что для российских налогоплательщиков «иностранный» НДС является косвенным налогом, уплаченным в соответствии с законодательством иностранного государства, и, по мнению автора, должен включаться в стоимость приобретенных у иностранных фирм услуг. Однако Минфин РФ предлагает учитывать такой налог отдельной суммой в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . К вычету будет приниматься только НДС, предъявленный на территории РФ .

Для исчисления налога на прибыль суточные, выплачиваемые работникам за время нахождения в командировке, признаются расходами в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 93 . Для целей исчисления ЕСН, взносов в ПФР и НДФЛ никаких официальных норм законодательством не определено. Ранее налоговые органы и Минфин РФ настаивали на том, чтобы для исчисления «зарплатных» налогов организации руководствовались Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» . Однако Приказом Минфина РФ от 12.07.2006 № 92н в этот документ внесены изменения, уточняющие, что он применяется только бюджетными организациями.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размер компенсации расходов на командировки устанавливают работодатели. Значит, по мнению автора, суточные не облагаются НДФЛ и ЕСН в пределах норм, определенных в организации коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичная точка зрения была высказана в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 и недавно поддержана налоговой службой .

Поэтому организации необходимо утвердить Положение об оплате командировочных расходов и установить в нем соответствующие нормы компенсаций. Если организации удобно руководствоваться нормами, определенными для налога на прибыль, то в таком документе можно указать, что компенсация будет выплачиваться работникам за время нахождения в командировке по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ № 93.

Датой признания расходов на командировки при методе начисления будет признаваться дата утверждения авансового отчета .

Раздаем рекламные товары

Иногда организации проще заказать рекламные сувениры иностранным партнерам в стране проведения выставки. В этом случае передача рекламных товаров не признается объектом по НДС, так как местом реализации таких товаров территория РФ не является (ст. 147 НК РФ).

Заметим, что распространение на выставке листовок и рекламных каталогов, по мнению контролирующих органов, также признается объектом по НДС .

Однако уже существует некоторая положительная арбитражная практика, в которой отмечается, что печатные рекламные материалы, содержащие информацию об организации и о рекламируемой продукции, не обладают потребительской ценностью для получателя, не имеют рыночной стоимости, не могут быть реализованы на рынке, то есть не являются товаром в понимании, изложенном в НК РФ. Поэтому при их передаче объекта по НДС не возникает .

Налог на прибыль. Не стоит забывать, что все расходы на рекламные материалы и презенты, раздаваемые на вставке, должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а деятельность по распространению такой продукции признаваться рекламой. То есть данные материалы должны распространяться среди неопределенного круга лиц (посетителей выставки) и содержать информацию об организации, о товаре, рекламируемом виде деятельности, торговой марке и знаках обслуживания . Только при соблюдении этих условий расходы на рекламно­сувенирную продукцию будут учитываться при исчислении налога на прибыль.

Раздача каталогов и брошюр не нормируется, то есть затраты на их приобретение и изготовление учитываются при исчислении налога на прибыль в размере фактических понесенных расходов . Затраты на приобретение или изготовление рекламно-­сувенирной продукции с логотипом организации или информацией о ней, раздаваемой бесплатно на выставках, по мнению налоговых органов, не относятся к расходам на участие в выставке. Их можно отнести к прочим расходам на рекламу согласно последнему абзацу п. 4 ст. 264 НК РФ в пределах 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ . Аналогичные разъяснения Мин­фина РФ касаются и распространения листовок .

Но с этим можно поспорить, ведь ни ст. 264 НК РФ, ни иные нормы действующего законодательства не раскрывают перечень затрат, включаемых в расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях.

Следовательно, при классификации затрат и определении возможности отнесения их к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, целесообразно руководствоваться фактическим использованием тех или иных предметов в указанных целях. Такое же мнение было выражено ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43­-1729/2004-­32-152. Для обоснования этой точки зрения необходимо, чтобы затраты на распространение сувенирной продукции были включены в смету расходов на участие в выставке. Вместе с тем при отражении расходов на распространение этой продукции в полной сумме не исключены претензии со стороны налоговых органов.