Оформление путевого листа – трудоемкий процесс. У многих водителей возникают проблемы, если они не имеют бланков специальной, утвержденной формы. Работодатели же тоже страдают от этого – могут заплатить штраф в размере 100 тысяч рублей. Чтобы не возникало вопросов, следует вести не только путевые листы, но и журнал учета их движения.
Перечислим верные бланки, образцы этих документов.
Правила заполнения журнала учёта движения путевых листов
Чтобы контролировать движение путевых листов , которые выдают водителям организации, руководство или бухгалтер должен вести специальный журнал, в котором будут записаны все выданные документы.
Обложка журнала должна быть заполнена по форме №8. Она включает в себя наименование компании, коды форм, а также дату начала и конца учета, либо период, за который отчитываетесь.
На обложке не ставится печать. Ее проставляют в конце документа, скрепляя и подтверждая все записи.
После названия документа следует оформить таблицу из 9 глав. Кстати, бухгалтер-профессионал знает, что журнал учета можно вести в программе «1С: Предприятие». Вносить записи в базу данных не составляет большого труда. Но есть одно но: журнал должен быть распечатанным, чтобы водитель, диспетчер и бухгалтер могли поставить свою подпись.
Журнал может быть оформлен на любой период – не больше 1 года. Если ваша компания осуществляет достаточное количество перевозок в месяц, то лучше ежемесячно заводить новый журнал. При закрытии документа следует сверять все данные с путевыми листами и ставить печать, подпись руководителя компании. Если же в организации проходит всего лишь несколько поездок за год, то вести контроль можно ежегодно.
Скачать бланк страницы журнала учёта движения путевых листов в формате Exel
Образец, бланк путевого листа для легкового автомобиля – форма № 3
Скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля форма № 3 в формате Word
Путевой лист для специального автомобиля – образец и бланк формы № 3 спец
Скачать бланк путевого листа специального автомобиля форма №3 спец в формате Exel
Образец и бланк путевого листа для легкового автомобиля такси - форма № 4
Скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля такси форма № 4 в формате Word
Путевой лист для грузового автомобиля – образец и бланк формы № 4 С
Каждая организация, у которой в служебном пользовании есть транспортные средства, должна вести учет движения выдаваемых путевых листов. Для этого предусмотрена специальная форма, которая так и называется - "Журнал учета движения путевых листов". О том, как должен выглядеть этот документ и как заполнить его без ошибок, расскажет сайт
Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать все оформленные путевые листы в специальном журнале. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 . За эти двадцаль лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевых листов законодатели вносили поправки ни один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года. Кроме формы № 8 постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевых листов (для грузовых и легковых автомобилей, а также автобусов). О них пойдет речь в другой статье, а сейчас мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, а также сдачей отработанных листов обратно в бухгалтерию организации.
Что собой представляет журнал учета движения путевых листов
Применение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:
- номера путевого листа и даты его выдачи;
- табельный номер и ФИО водителя транспортного средства;
- гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
- дата приемки листа и подпись бухгалтера;
- графа для примечаний.
Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно.
Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога при этом не требуется. Образец заполнения типового журнала выдачи путевых листов выглядит так:
После того, как в журнале закончатся свободные листы и графы, его следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.
Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.
Журнал состоит из нескольких частей.
Титульный лист:
- Юридическое название предприятия.
- Реквизиты организации (ОКПО).
- Период ведения журнала.
Табличная часть со сведениями:
- № путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
- Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
- Гаражный № автомобиля.
- Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).
Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.
В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.
Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами . Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.
Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно .
На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.
Перевозка грузов - это целая индустрия. Особенно таковой она стала в современном мире. Практически каждая организация владеет автотранспортом.
Речь идет не только о компаниях-перевозчиках, чья работа заключается в доставке грузов. Это и компании-курьеры, и компании производящие/продающие продукты питания, бытовую химию и прочее.
Помимо этого у каждой организации есть как минимум один легковой служебный автомобиль.
Учет и контроль расходов топлива и целевого использования авто
Для ведения учета расхода топлива и фиксирования километража (пробега) автомобиля в документооборот вводится путевой лист. В нем указаны все необходимые для этого контроля данные. Его форма имеет утвержденный вид.
Основные различия по типу путевок - это на какой вид транспорта она выдана: грузовой или легковой. Для легковой машины этот документ имеет более упрощенную форму. Это связано с тем, что перевозка грузов может производиться машинами с прицепами. Данные о прицепах также указаны в путевке.
Помимо этого, для тяжелых авто всегда известен конечный пункт (место выгрузки). Он вписывается в при выезде.
В отличие от них, легковушки зачастую меняют и дополняют маршрут оперативно (в период следования). Поэтому данные о передвижении вписываются по мере перемещения (по факту). А это значит, что общий пробег заранее определить нельзя. Стало быть, невозможно предсказать, какой будет расход топлива за день.
Последнее правило действует и для грузовиков. И хотя можно просчитать километраж по карте (навигатору, GPS), но он может быть изменен (увеличен). Это может быть связано с непредвиденными препятствиями на пути следования.
Такими препятствиями могут быть: ремонтно-строительные дорожные работы, дорожно-транспортные происшествия, перекрытия направления сотрудниками дорожной инспекции и прочее.
Значит, расход топлива также может оказаться выше планируемого.
Все данные путевых листов направляются на переработку в бухгалтерию. Для того, чтобы не загромождать бухгалтерскую работу бумагами, в делопроизводство вводится журнал учета путевых листов. Эта книга необходима также для регистрации всех выездов (въездов) машин с территории (на территорию) предприятия. Это позволит избежать несанкционированного (нецелевого) использования транспорта.
Данные журнала
В этой книге допускается ведение записей в свободной форме. Но тем не менее, есть необходимые обязательные упоминания.
А именно:
- Порядковый регистрационный номер;
- Уникальный номер путевки;
- Дата выдачи;
- Номер госрегистрации авто;
- Госномер прицепа (если есть);
- Время отбытия с предприятия;
- Время возврата на территорию автобазы.
Кроме этого, можно внести данные, о которых говорилось вначале. Это позволит передавать учетчикам только журнал, а не кипу путевок.
Если при создании необходимых граф журнала возникли трудности, можно обратиться к нашим специалистам или воспользоваться ссылками на образцы.
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации путевых листов вариант которого можно скачать бесплатно.
Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.
Кто должен вести журнал учета путевых листов
Организации и ИП, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1 , п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Остальные лица, использующие транспортные средства, журнал регистрации путевых листов могут вести по своему усмотрению. Применение такого журнала позволит контролировать своевременность оформления путевых листов и, следовательно, списания горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами, информация об использовании которых была отражена в соответствующих путевых листах.
Форма журнала регистрации путевых листов
Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Журнал учета путевых листов (форма 8): скачать в Excel
Указывается, что это журнал ведется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.
Организация и ИП при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.
