Приложение 5
Информационный центр «Контакт» УТВЕРЖДАЮ
Координатор ИАЦ «Контакт»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
«____» ______2006г. № ___________
«______»___________
Начальника отдела документационного обеспечения управления
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела ДОУ относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом координатора информационного центра.
1.2. Начальник отдела ДОУ подчиняется непосредственно координаторам информационного центра.
1.3. Во время отсутствия начальника отдела ДОУ (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.
1.4. В своей деятельности начальник отдела ДОУ руководствуется:
Методическими материалами по соответствующим вопросам;
Уставом информационного центра;
Приказами и распоряжениями координаторов информационного центра;
Настоящей должностной инструкцией.
1.5. Начальник отдела ДОУ должен знать:
Трудовое законодательство РФ;
Законодательные и нормативные акты по вопросам выполняемой работы ;
Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движениями;
Порядок формирования и ведения банка данных о персонале информационного центра;
Возможности использования современных информационных технологий в работе;
Основы делопроизводства;
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
2. Должностные обязанности
2.1. Организовывать своевременное оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами координаторов информационного центра, учет личного состава, ведение установленной документации, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям, награждениям.
2.2. Организовывать своевременного рассмотрения поступающих документов.
2.3. Осуществлять контроль за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись координаторам.
2.4. Проводить совещания и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции отдела ДОУ.
2.5. Руководить работниками отдела.
3. Права
Начальник отдела ДОУ имеет право:
3.1. Знакомится с проектами решений координаторов информационного центра, касающимися деятельности отдела ДОУ.
3.2. Вносить на рассмотрение координаторам информационного центра предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкции.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Осуществлять взаимодействие с начальниками всех отделов, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от координаторов информационного центра оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность
Начальник отдела ДОУ несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. За не выполнение указаний и поручений координаторов и не соблюдение необходимых условий труда подчиненных.
5. Взаимоотношения
Начальник отдела ДОУ осуществляет взаимоотношения :
5.1. С отделами – по вопросам документационного обеспечения управления.
5.2. С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. С информационным отделом – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
5.4. Взаимодействует с другими отделами в пределах компетенции.
Координатор
СОГЛАСОВАНО
Зав. отделением управления и экономики
«____» ___________2006г.
Аббревиатурой ДОУ обозначают подразделение юридического лица, отвечающее за документооборот организации. Крупные организации формируют целые структурные подразделения, а функциональные обязанности сотрудников такого отдела содержат должностные инструкции службы доу.
Из статьи вы узнаете:
Четко налаженный документооборот организации – залог ее успеха. Результатом слаженной работы специалистов-
документоведов является быстрый доступ к любому акту компании, четкая регистрация потоков входящих и исходящих документов, порядок во внутренних и внешних взаимоотношениях.
В небольших организациях, где с документооборотом может справиться один человек, как правило, эти обязанности возлагают на секретаря или делопроизводителя. Компании, где с объемом документации в одиночку не справиться, вынуждены создавать целые службы. Разумеется, трудовые функции руководителя и рядовых сотрудников будут отличаться.
Создание должностной инструкции руководителя
Т.к. в статье мы рассматриваем функционал руководителя, то и процесс создания его должностной инструкции приведем применительно к наличию службы.
Все должностные инструкции службы доу должны быть взаимосвязаны с положением об отделе. При этом наименование структурного подразделения компании, отвечающего за документооборот , может быть разным:
управление делами;
канцелярия;
служба документационного обеспечения;
управление документооборота;
секретариат;
отдел делопроизводства и т.д.
Обилие различных наименований не изменяет сути – такое подразделение отвечает за работу с документами. Оно выполняет следующие задачи:
подготовка проектов документов;
согласование, визирование;
регистрация документации;
движение документов внутри компании и прием-передача третьим лицам;
надзор за надлежащим исполнением принятых актов;
обеспечение доступа к документам;
сохранность, архивирование.
Как правило, именно эти задачи прописываются в положениях о данном структурном подразделении. Таким образом, должностной состав службы доу призван обеспечить выполнение этих задач. А руководитель службы доу несет ответственность за надлежащее их исполнение.
Читайте также:
Какими действиями достигается выполнение – как раз и указывается в должностной инструкции.
Как и любая иная должностная инструкция, ДИ руководителя содержит разделы:
- общие положения (где прописываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, его подчиненность, порядок назначения на должность, перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать руководитель);
- служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала сотрудника);
- права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами);
- ответственность.
К перечисленным разделам может добавляться информация об условиях работы руководителя, о поощрениях, о заменяемости на период отсутствия, о нормах этики, принятых у работодателя и др.
Проект ДИ, как правило, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем, вводится приказом руководителя. С должностной инструкцией руководитель службы доу знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов документ приобретает юридическую силу и становится обязательным к исполнению руководителем.
Функциональные обязанности руководителя службы доу
При написании раздела ДИ, содержащего служебные обязанности, за основу следует брать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Наиболее близкой должностью к рассматриваемой является заведующий канцелярией. Его основной функционал описан так:
организация работы канцелярии;
обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;
контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
обеспечение работников подразделения необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием;
контроль за своевременной сдачей дел в архив.
Вышеуказанные служебные обязанности можно взять за основу, а в ДИ учесть специфику организации, продумать, какими действиями руководитель службы доу сможет обеспечить выполнение поставленных перед отделом задач. И эти действия описать максимально четко.
Какие-то из служебных обязанностей руководителя будут дублироваться с обязанностями, которые содержат должностные инструкции службы доу. Это нормально, т.к. все подразделение выполняет единые задачи, а к обязанностям руководителя добавляется контроль за всеми действиями подчиненных и замена отсутствующих сотрудников.
Службы документационного обеспечения управления могут сами состоять из подразделений и отделов. Часто такая разветвленная структура формируется на особо крупных предприятиях с филиальной сетью. Например, работники службы доу могут объединяться по структурным подразделениям в зависимости от функционала. Так, служба документационного обеспечения может содержать отдел по копировально-множительной работе, архив, службу курьерской доставки, группу по методологии (для разработки инструктивных и методических материалов, образцов и форм документов), отдел делопроизводства, отдел регистрации.
Разумеется, чем сложнее должностной состав службы доу, тем объемнее и конкретнее должны быть должностные инструкции службы доу. Отличаться друг от друга они будут не только в части служебных обязанностей сотрудников, но и набором нормативно-правовых и локальных актов, которые обязаны знать сотрудники, объемом прав, условиями работы (очевидно, что разъездные условия работы сотрудника службы экспедиторов будут иные по сравнению с сотрудником отдела регистрации).
Чем конкретнее, объемнее будут указаны служебные обязанности руководителя, чем полнее будут должностные инструкции службы доу, тем слаженнее будет поставлена работа.
Утверждаю _______________________________ (инициалы, фамилия) _________________________________ _______________________________ (наименование работодателя, (руководитель, иное лицо, _________________________________ _______________________________ его организационно-правовая уполномоченное утверждать _________________________________ _______________________________ форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию) _________________________________ электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "____"_________________ ____ г. "____"___________ ____ г. N _____ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника отдела документационного обеспечения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела документационного обеспечения (далее - "Работник").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Экономика и управление" и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации делопроизводства;
Организацию планирования и оперативного управления производством;
Организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;
Организацию делопроизводства;
Порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;
Требования к организации работы с персоналом на АС;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на _______________.
1.7. В подчинении Работника находятся: ________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник:
2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.
2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.
2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.
2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.
2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.
2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.
3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
На предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
На предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
На получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающихся его деятельности;
На взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности работы Работника. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _______________ и включает в себя:
- _______________________________;
- _______________________________.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)"__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)"__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)"__"___________ ____ г.
ОФОРМИВ ОНЛАЙН-ЗАЯВКУ НА ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ ПРЯМО СЕЙЧАС, ВЫ ПОЛУЧИТЕ СКИДКУ 10%
I. Общие положения
1.1. Начальник службы ДОУ отвечает:
1.1.1. За работу службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников службы.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.
1.2. Квалификационные требования: высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 5 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением о службе ДОУ (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, организационно-методические документы и материалы по вопросам деятельности службы ДОУ.
1.4.2. Организационную структуру предприятия.
1.4.3. Схему организационного взаимодействия между службой ДОУ, должностными лицами и структурными подразделениями предприятия.
1.4.4. Основы научной организации труда в службе ДОУ.
1.4.5. Научно-технические достижения и передовой опыт в области ДОУ.
1.4.6. Менеджмент (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей).
1.4.7. Технологию работ структурных подразделений службы ДОУ.
1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей).
II. Должностные обязанности
2.1. Начальник службы ДОУ обязан:
2.1.1. Возглавлять работу службы и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.2. Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
2.3. Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
III. Права работника
3.1. Начальник службы ДОУ имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности службы - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
3.1.3. Готовить и представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
3.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы ДОУ.
IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника
4.1. Начальник службы ДОУ несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы службы.
4.1.2. Невыполнение служебных указаний заместителя генерального директора по управлению.
4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием оценки труда начальника службы ДОУ является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда начальника службы ДОУ уполномочен осуществлять заместитель генерального директора по управлению. Полномочия заместителя генерального директора по управлению по применению мер поощрения и взыскания в отношении начальника службы ДОУ определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).
Утверждаю
_______________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________________ _______________________________
(наименование работодателя, (руководитель, иное лицо,
_________________________________ _______________________________
его организационно-правовая уполномоченное утверждать
_________________________________ _______________________________
форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)
_________________________________
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "____"_________________ ____ г.
"____"___________ ____ г. N _____ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела документационного обеспечения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела документационного обеспечения (далее - "Работник").
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Экономика и управление" и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации делопроизводства;
Организацию планирования и оперативного управления производством;
Организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;
Организацию делопроизводства;
Порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;
Требования к организации работы с персоналом на АС;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на _______________.
1.7. В подчинении Работника находятся: ________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник:
2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.
2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.
2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.
2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.
2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.
2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.
3.1. Работник имеет право:
На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
На предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
На предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
На получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающихся его деятельности;
На взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г.
