Нужен ли кассовый аппарат для аптеки. Порядок применения контрольно-кассовой техники: для ИП, аптек, оптовой и розничной торговли. Соглашение о конфиденциальности

Кассовая дисциплина – это осуществление наличных расчетов в соответствии с законодательно установленными правилами. К денежным расчетам относятся все приходные и расходные операции, например, расчеты с покупателями, поставщиками, выдача зарплаты сотрудниками и т.д. Аптека работает с наличной выручкой, что обязывает ее применять контрольно-кассовую технику. Однако в некоторых случаях наличие кассы является необязательным.

Нужна ли касса в аптеке

В соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ до 1 июля 2018 года организации и ИП на ЕНВД могут осуществлять денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товары.

Некоторые вопросы вызывает отраслевой стандарт ОСТ 91500.05.0007-2003 «Правила отпуска лекарственных средств в аптечных организациях. Общие положения» (пункт 6.14), в котором четко указана обязанность регистрации ККМ в налоговом органе по месту нахождения аптеки. Однако данный стандарт означает лишь то, что при наличии в аптеке кассового аппарата он должен быть зарегистрирован в налоговом органе, но вовсе не обязывает аптеку иметь контрольно-кассовую технику.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Кассовый аппарат должен быть внесен в Госреестр и поставлен на учет в ИФНС по месту нахождения аптеки. Касса должна иметь фискальную память, быть исправной и печатать все необходимые документы. Необходимо соблюдать наличие пломб на ККТ, а обслуживать только у поставщика или в центре технического обслуживания.

Кассовые расчеты может вести руководитель аптеки или назначенное лицо, с которым необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Все проводимые по кассе операции должны быть оформлены в соответствии с существующим порядком заполнения при совершении операции. Всю полученную в течения дня внекассовую выручку нужно оприходовать в конце рабочего дня. ИП на упрощенке не обязаны оформлять документы по кассе. При получении наличных средств обязательна выдача кассового чека.

Осуществление денежных расчетов производится в определенном порядке с проверкой подлинности купюр и их количества. Наличную выручку из кассы нельзя использовать на все нужды, только для определенных целей – выдача заработной платы, денежные расчеты с покупателями и поставщиками товара и пр. Брать деньги из кассы на личные нужды могут только индивидуальные предприниматели.

В случае использования кассовой техники необходимо вести установленные Госкомстатом журналы и документы:

• журнал кассира-операциониста;
• акт возврата денег покупателям;
• журнал регистрации показаний контрольных счетчиков для кассы, работающей без кассира;
• справка-отчет кассира-операциониста.

В конце рабочего дня снимается контрольный Z-отчет с показаниями выручки за день, которые заносятся в журнал. В соответствии с показаниями Z-отчета составляется справка-отчет, по которой выручка в конце дня сдается в операционную кассу. При необходимости можно заполнять журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств.

Кто осуществляет контроль кассовой дисциплины в аптеке

Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины возлагается на работников, непосредственно участвующих в ее ведении. Проверку кассовой дисциплины осуществляют налоговые органы. Основной задачей налоговой проверки является выявление фактов:

• использования неисправной или несоответствующей требованиям законодательства кассовой техники
• невыдачи кассовых чеков
• расхождений в суммах по кассе и указанных в документах
• превышение лимитов кассового остатка и наличных расчетов
• нарушений в сроках и объемах оприходованной выручки
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Порядок проведения проверки кассовой дисциплины

Решение о проведении проверки кассовой дисциплины принимается руководителем ИФНС. В ходе проверки необходимо предоставить доступ к кассовой технике и наличным средства, а также любые документы и пояснения по требованию проверяющих. Что проверяют:

Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.

Отчеты фискальной памяти и контрольные ленты ККТ.

Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.

Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.

Учетные регистры бухгалтерских или хозяйственных операций.

Приказ на лимит кассового остатка.

Авансовые отчеты.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

В 2016 году ответственность за нарушение кассовой дисциплины значительно усилилась. Так, за неприменение ККТ юридические лица платят штраф в размере от 75 до 100% суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб (до 15 июля сумма штрафа составляла от 30 000 до 40 000 руб), а должностные лица - в размере от 25 до 50% суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб. (ранее размер штрафа составлял от 3 000 до 4 000 руб.). Если при проведении повторной проверки снова выявятся нарушения, связанные с неприменением кассовой техники, то при общей сумме расчетов, выполненных без применения ККТ более одного миллиона рублей, грозит:

• дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ в ред. федерального закона № 290-ФЗ).

С 2017 году усилится ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям; применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения:

• предупреждение или штраф в размере от 1500 руб. до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждение или штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

В соответствии с Федеральным законом № 290-ФЗ, в текст Федерального закона № 54-ФЗ о применении онлайн-касс постепенно вносятся изменения, направленные на поэтапный переход всех организаций и ИП к использованию новейших касс на предприятиях. Некоторые перемены вступили в законную силу совсем недавно – с 1 июля 2020 года. Об этом и будет рассказано в данной статье про применение ККТ в медицинской организации.

Применение ККТ в медицинской организации – основные понятия

Прежде чем переходить в вопросу применения ККТ медицинскими центрами, следует разобраться с основными понятиями, связанными с онлайн-кассами.

ККТ (контрольно-кассовая техника) – электронные вычислительные машины, другие устройства и комплексы устройств, способные записывать и хранить фискальные данные в фискальных накопителях, выводить на печать бумажные фискальные документы, формировать фискальные документы, осуществлять их отправку в ФНС посредством оператора фискальных данных (ОФД), с которым компания заключала договор на оказание услуг. Все упомянутые действия касса должна выполнять в соответствии с требованиями Федерального закона № 54-ФЗ .

Кассовый чек – первичный учетный документ, напечатанный в бумажном виде или сформированный в электронной форме с использованием ККТ в момент расчета между предпринимателем и клиентом, включающий в себя информацию о расчете, доказывающий факт совершения сделки и отвечающий требованиям ФЗ № 54 .

Автоматизированная система для БСО (бланков строгой отчетности) – ККТ, применяемая с целью формирования БСО в электронной форме и для печати их на бумажных носителях.

Бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, который приравнивается по значению к кассовому чеку, отпечатанный в бумажном виде или сформированный в электронной форме с использованием автоматизированной системы для БСО в момент совершения наличного или безналичного расчета между налогоплательщиком и клиентом за оказанные последнему услуги. БСО должен отвечать требованиям актуальной версии закона № 54-ФЗ .

В момент осуществления расчета между налогоплательщиком и его клиентом необходимо в подтверждение факта совершения сделки выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности в:

• бумажном виде;
• электронной форме в случае, если покупатель предоставил сведения о номере мобильного устройства или электронной почте до совершения расчета.

На адрес электронной почты или на номер мобильного предприятие может направить следующие сведения:

• информацию, идентифицирующую БСО или чек;
• данные об электронном адресе в интернете, на котором можно получить интересующие сведения о чеке или БСО.

Применение ККТ в медицинской организации – новые требования к организации работы кассы

Применение ККТ в медицинской организации – осуществление расчетов в труднодоступных районах

Если медицинская организация расположена в труднодоступной местности, включенной в специальный перечень отдаленных районов (утв. органом гос. власти субъекта РФ), ею может не применяться контрольно-кассовая техника на основании п. 3 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ . Однако, имеется условие – если покупатель требует выдать ему документ, доказывающий факт совершения оплаты, необходимо оформить бланк строгой отчетности, в котором были бы указаны:

• подпись продавца;
• реквизиты, о которых говорится в тексте абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ ;
• название медицинской организации;
• порядковый номер документа.

Точно так же право на отказ от применения ККТ получают следующие медицинские организации:

• Аптеки, расположенные в фельдшерско-акушерских и фельдшерских пунктах, в случае их нахождения в сельской местности.
• Обособленные подразделения организация здравоохранения с лицензией на осуществление фармацевтической деятельности, в случае их расположения в селах, где не имеется аптек.

Важно! Медицинские учреждения, применяющие для проведения расчетов с покупателями автоматическое устройство для расчетов, или продают подакцизные товары, обязаны устанавливать на предприятии ККТ в соответствии с п. 8 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ .

Применение ККТ в медицинской организации на ЕНВД при осуществлении отдельных видов деятельности

Когда учреждение здравоохранения уплачивает налог по системе ЕНВД и занимается каким-либо видом деятельности, включенным в перечень п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса , получают право осуществлять расчеты (наличные и безналичные) без применения контрольно-кассовой техники. С 1 июля 2020 года при этом перестают действовать старые требования относительно выдачи чека, квитанции или иного подтверждающего оплату документа.

Медицинские организации на ЕНВД, получающие доход от деятельности, описанной в пп. 1-5, 10-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ (например, ветеринарии) могут не устанавливать контроль-кассовую технику только до 1 июля текущего года.

Применение ККТ в медицинской организации – расчеты посредством электронных средств платежа

Электронное средство платежа – средство и/или метод, дающий возможность клиенту оператора по переводу денег составлять, удостоверять и передать распоряжения ради осуществления перевода средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с применением (п. 19 ст. 3 Федерального закона № 161-ФЗ):

• электронных носителей информации;
• информационно-коммуникационных технологий;
• других технических устройств.

При осуществлении оплаты путем перевода денег в рамках применяемых форм безналичных расчетов обязательства клиента перед продавцом считаются исполненными в сумме, указанной в распоряжении о перечислении денег, с момента подтверждения его исполнения банком.

При проведении расчета между продавцом и покупателем с применением электронных средств платежа (включая те, что исключают возможность прямого взаимодействия клиента с владельцем ККТ или продавцом) налогоплательщик обязан использовать ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о перечислении оговоренной суммы банком.

Учреждения здравоохранения, принимающие расчеты через электронные средства платежа (кроме платежных карт), применение которых не предусматривало использование ККТ на основании положений закона № 54-ФЗ в старой редакции, должны начать применять кассовую технику с начала июля 2020 года.

Применение ККТ в медицинской организации – выдача БСО

Начиная с 1 июля 2020 года, медицинские учреждения обязуются выдавать клиентам бланки строгой отчетности только при соблюдении условий:

1. БСО должен быть сформирован непосредственно в момент проведения расчета с покупателем.
2. Бланк строгой отчетности выдается только при оплате услуг (перечень будет сформирован Правительством РФ), но не при оплате работ и товаров.
3. БСО нельзя заполнять вручную, документ должен быть оформлен только в электронном виде.
4. Бланк строгой отчетности могут выводиться в бумажной форме только при условии применения автоматизированной системы для БСО.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Был осуществлен расчет между двумя ИП посредством электронных средств платежа без его предъявления. При этом применялась ККТ.

С 2017 года торговые точки, которые получают оплату наличными или по карте, применяют онлайн-кассы. Этого требует закон 54 ФЗ о кассовой технике, поправки в него внесли в 2017 году. Магазины, где продают фармацевтическую продукцию, получили поблажки по установке контрольно-кассовой техники. Разобрались, когда нужна касса в аптеке и может ли аптека работать без кассового аппарата.

Онлайн-кассы для аптек в 2019 году: что это такое и зачем нужно

Онлайн-касса в аптеке учитывает продажи, хранит чеки на фискальном накопителе, отправляет информацию оператору фискальных данных и печатает документ об оплате, который имеет юридическую силу. Налоговая может запросить информацию у оператора и сверить ее с тем, что предприниматель пишет в декларации. Так государство контролирует оборот наличных в малом бизнесе и честно рассчитывает сумму налогов.

Современные аппараты похожи на планшет или смартфон: работают на Андроиде, а управлять ими можно через сенсорный экран. У новых устройств понятный интерфейс, с ним разберется даже неопытный продавец.

Старые кассы записывали данные на электронную ленту, ЭКЛЗ. Когда память ленты заканчивалась, владелец бизнеса вызывал специалиста, чтобы заменить память на новую. Старую ЭКЛЗ носили на проверку в налоговую. Замена кассовой ленты могла остановить работу торговой точки на день.

В онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ используют фискальный накопитель на 13, 15 или 36 месяцев. Его можно заменить самостоятельно, а данные уходят оператору фискальных данных по интернету в режиме реального времени.

Модулькассу можно интегрировать с системами учета и отслеживать остатки товаров на складе, вычислять время наплыва посетителей и лучших продавцов.

Должны ли аптеки применять ККТ

Сначала закон обязал все торговые точки применять онлайн-кассы с июля 2017 года. Но производители не успели выпустить новые устройства, очередь на поставку техники достигала нескольких месяцев. Тогда чиновники разделили переход на онлайн-ККТ на несколько этапов. Сроки перехода зависят от системы налогообложения и сферы работы предпринимателя или компании.

Последний срок установки кассовой техники — 1 июля 2019 года. К этой дате онлайн-кассы покупают, устанавливают и регистрируют организации и предприниматели в сфере услуг, а еще — ИП без сотрудников на любой системе налогообложения.

Выходит, что без кассы может работать аптека, в которой владелец-ИП сам стоит у прилавка, ведет закупку и бухгалтерию. Если такой предприниматель нанимает сотрудника по трудовому договору, закон дает 30 дней на покупку кассового аппарата.

В законе есть еще одно исключение: аптеки в отдаленной местности. В труднодоступных населенных пунктах, где нет интернета или одна аптека на деревню, можно не применять онлайн-ККТ. Владелец бизнеса не может сам решить, что его магазин находится в отдаленной местности: список устанавливают региональные власти.

Виды кассовых операций и документов в аптеке

Кассир выдает покупателю чек с информацией о покупке. В чеке указывают:

• данные о продавце — название, ИНН, адрес, телефон, сайт;
• данные кассира — должность, полное имя;
• список товаров с артикулом, количеством, ценой и суммой;
• систему налогообложения продавца и сумму налога;
• дату, время и место покупки;
• кьюар-код, по которому чек можно скачать в интернете.

Если аптека освобождена от применения контрольно-кассовой техники, покупателю выдают документ об оплате на бланке строгой отчетности, БСО. В БСО указывают:

• уникальный номер документа;
• полное имя кассира;
• перечень покупок;
• данные о торговой точке;
• дату и время сделки.

До июля 2019 года БСО можно заполнять от руки на бланках, отпечатанных в типографии. После этого аптеки обязаны использовать автоматизированные системы для печати бланков.

Правила работы на ККМ в аптеке

Кассовый аппарат покупают у поставщика. Закон разрешает применять технику, которая прошла государственную регистрацию и одобрена налоговой, список есть на сайте налоговой . Модулькасса есть в реестре под названием MSPOS-K.

Устройство подключают к интернету и регистрируют в налоговой. Для налоговой нужны электронная цифровая подпись и договор с оператором фискальных данных. В Модулькассе есть услуга «Легкий старт» за 6900 рублей . В нее входит:

• договор с ОФД на 13 или 15 месяцев,
• электронная подпись,
• регистрация аппарата в налоговой.

Если вы подключаете услугу, после получения Модулькассы ее достаточно включить и начать работу.

По закону кассир обязан открывать и закрывать смену, смена не длится больше суток. Модулькасса отслеживает процессы, и через 24 часа автоматически закрывает смену, если кассир забыл это сделать.

Какой лучше купить кассовый аппарат для аптеки

Аптеки могут применять любое устройство из реестра ККТ налоговой. Мы предлагаем три модели Модулькассы.

). Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику.

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных.

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится.

Более подробный порядок работы с онлайн ККТ описан в файле ответа.

Обоснование

Какие торговые сделки подпадают под ЕНВД

Какие кассовые аппараты использовать при расчетах

Какие кассовые аппараты использовать

ККТ используйте, если она:

3. соответствует техническим характеристикам, указанным в Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Фискальный накопитель тоже должен соответствовать техническим требованиям. Используйте его, если он есть в реестре , исправен и опломбирован изготовителем. Это следует из статей , Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Внимание: за использование ККТ, которая не отвечает хотя бы одному из необходимых требований, законодательством предусмотрена административная ответственность ().

Реестры ККТ

Где посмотреть реестры ККТ, фискальных накопителей, операторов фискальных данных

Реестры ККТ, фискальных накопителей ведет ФНС (п. 5.5.16 , 5.5.17 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506). Порядок ведения реестра, требования к его структуре и составу установлены Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Все реестры ФНС размещает на официальном сайте . Посмотреть их можно здесь:

Заключать договор с оператором не потребуется, если вы используете ККТ без передачи данных там, где нет связи (п. 7 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ , приказ Минкомсвязи от 05.12.2016 № 616).

Фискальный накопитель

Какой срок действия ключа фискального накопителя онлайн-ККТ

Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. По сути это электронная кассовая лента защищенная (ЭКЛЗ), но с дополнительными функциями. Фискальные накопители, которые можно устанавливать в онлайн-ККТ, включены в специальный реестр .

У фискального накопителя (ФН) есть ключ фискального признака. Срок его действия ограничен. То есть фискальный накопитель, как и ЭКЛЗ, необходимо периодически менять. Закон устанавливает только минимальный срок действия ключа. Максимальный срок не ограничен - это зависит от модели накопителя. Минимальные сроки действия таких ключей для наглядности приводим в таблице.

Важно! За применение ККТ с фискальным накопителем на 13 месяцев в случаях, когда есть обязанность применять фискальный накопитель на 36 месяцев, предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф в размере от 1500 до 3000 руб. - для должностных лиц и ИП и от 5000 до 10 000 руб. - для юридических лиц (ч. 4 ст. 14.5 КоАП , письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2631).

Однако привлечь к административной ответственности можно только при наличии вины, при отсутствии неустранимых сомнений в виновности лица (ч. , ст. 1.5 КоАП). Штрафа за установку фискального накопителя с другим сроком действия не будет, если, например, организации и предприниматели, которым предписано устанавливать вККТ накопители со сроком 36 месяцев, из-за дефицита нужных приборов применяют накопители на 13 месяцев, причем до окончания срока их использования. По мнению ФНС, вины пользователей ККТ в данном случае нет (письмо ФНС от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679).

Обратите внимание: с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утрачивает силу. С этой даты нужно использовать в ККТ форматы фискальных документов версии 1.05 или 1.1. ФНС разъяснила, что при переходе с версии 1.0 на 1.05 менять фискальный накопитель не потребуется. Однако в настоящее время такой переход без замены фискального накопителя законодательно не прописан. Но соответствующий законопроект уже внесен на рассмотрение. Об этом - в письме ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586 .

Блокировка ККТ

Когда ККТ заблокируют

Если пропала сеть, онлайн-ККТ не передаст документ оператору фискальных данных. Учтите, что данные в фискальном накопителе хранятся 30 календарных дней. После чего касса заблокируется. Чтобы ее разблокировать, подключите ее к сети. Если нет непереданных документов, блокировки не будет. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Как работать с кассовым аппаратом

Допуск сотрудника к работе на ККТ

Кто допускается к работе на ККТ

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время часть указанных ниже требований соблюдают добровольно.

К работе на ККТ допускают сотрудников (кассиров-операционистов), которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. Кроме того, с этими сотрудниками нужно заключить договоры о полной материальной ответственности . Это следует из положений пункта 2.1 Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Издавать документы об обучении работе с ККТ не надо. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники поставят подпись о том, что ознакомлены с правилами работы на ККТ.

Начало смены

В каком порядке начать рабочую смену на ККТ

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Ситуация: как оформить кассовый чек, если продавец не платит НДС или освобожден от налога

Ставка и сумма НДС - обязательные реквизиты в кассовом чеке только для продавцов, которые являются плательщиками НДС. Если же организация НДС не платит или освобождена от налога, то данные реквизиты в чеке не выделяйте. Это следует из абзаца 10 пункта 1 статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ.

Формат фискальных документов утвержден приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229 . НДС передается тегами 1102-1107 . Если организация не платит или освобождена от НДС, достаточно указать тег 1105 «сумма расчета по чеку без НДС» . Расчеты с покупателями

Какие обязанности у пользователя ККТ

4. при расчетах с использованием электронных средств платежа обеспечивать ввод идентичной информации о сумме расчета в контрольно-кассовую технику и в устройства (абз. 2 п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);