Если нельзя, но очень хочется… можно отпуск заменить деньгами. Можно ли взять компенсацию вместо отпуска: кому полагается и в каких случаях, надлежащий порядок предоставления Можно ли компенсировать основной отпуск деньгами

Замена отпуска деньгами возможна в двух случаях. Первый – по заявлению работающего сотрудника (по особым правилам). Второй – при увольнении работника, если у него есть неиспользованные отпускные дни.

Работодатель обязан предоставлять работнику оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 114, ст. 122 ТК РФ). Его продолжительность не может быть меньше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Это необходимый минимум. Для отдельных категорий сотрудников основной отпуск может быть удлиненным (ст. 115 ТК РФ). Кроме основного отпуска, люди, работающие в особом режиме, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Эти моменты стоит учитывать, когда возникает ситуация замены отпуска деньгами.

Замена ежегодного отпуска

Общий порядок замены ежегодного отпуска деньгами установлен статьей 126 Трудового кодекса РФ.

Деньгами можно заменить часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней. А такое превышение возможно только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный основной или дополнительный отпуск.

Деньгами можно заменить часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней. А такое превышение возможно только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный основной или дополнительный отпуск

Иными словами: если работнику удлиненный или дополнительный отпуск не положен, а он использовал только 20 дней основного отпуска из 28, то выбора у него нет.

Оставшиеся 8 дней он может только догулять – денег ему за эти дни не выплатят.

Пример 1

Оплачиваемый отпуск работника составляет 40 календарных дней (28 календарных дней – основной отпуск и 12 календарных дней – дополнительный).

Сотрудник отгулял 28 дней основного отпуска и 2 дня дополнительного – всего 30 дней. Кроме того, у него осталось 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

По письменному заявлению работника ему можно выплатить деньги за:

– 10 дней (12 дн. – 2 дн.) дополнительного отпуска текущего года;

– 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

Но есть ограничения и у такой замены. Так, нельзя заменять денежной компенсацией не только основной, но и дополнительные отпуска беременным женщинам и работникам младше восемнадцати лет. Также нельзя выплатить деньги вместо дополнительного отпуска тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Этот отпуск должен предоставляться только «в натуре».

Нельзя заменять денежной компенсацией не только основной, но и дополнительные отпуска беременным женщинам и работникам младше восемнадцати лет

Замена неиспользованного отпуска денежной компенсацией работающему сотруднику не является обязанностью фирмы (ст. 126 ТК РФ, абз. 7 письма Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10). Поэтому в законодательстве нет четких сроков для ее выплаты – их определяют по договоренности между сотрудником и администрацией. Сотруднику достаточно написать заявление в произвольной форме.

Чаще всего работники, имеющие неиспользованные дополнительные или удлиненные отпуска за предыдущие годы, просят выплатить компенсации, уходя в очередной отпуск.

Пример 2

Техник ООО «Волна» П. С. Бережной работает в организации с 1 сентября 2006 года. Трудовым договором ему установлен основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за многосменный режим работы продолжительностью 5 календарных дней.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Бережного составляет 33 календарных дня (28 + 5). Из положенных ему дней отпуска за рабочий период с 1сентября 2006 года по 31 августа 2007 года он использовал только 14. Оформляя отпуск за следующий рабочий период (1сентября 2007 года по 31 августа 2008 года) он написал заявление с просьбой заменить ему неиспользованные дни предыдущего отпуска денежной компенсацией. Таких дней может быть только 5 – неиспользованный дополнительный отпуск.

Генеральному директору ООО «Волна»
Матросовой Е.П
от техника производственного отдела
Бережного П.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск за рабочий период с 1 сентября 2007 года по 31 августа 2008 года с 12 мая 2008 года на 33 календарных дня. Часть неиспользованного дополнительного отпуска за рабочий период с 1сентября 2006 года по 31 августа 2007 года (пять календарных дней) прошу заменить денежной компенсацией.

К омпенсацию сотрудник получил при выплате отпускных.

Оставшиеся 14 дней основного неиспользованного прошлогоднего отпуска сотруднику нужно использовать до 31 августа 2008 года – по правилам перенесения ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ).

Если сотрудник решит заменить деньгами удлиненный или дополнительный отпуск текущего года (или его часть), он также пишет заявление в произвольной форме. Сделать это можно, например, уходя в очередной отпуск или по возвращении из него.

Полная выплата – только при увольнении

Если человек увольняется, то работодатель за все неиспользованные отпуска (очередные и дополнительные) обязан выплатить ему денежную компенсацию (ст. 127 ТК РФ). Эта обязанность от причины увольнения не зависит (собственное желание работника, сокращение штатов, смена собственника или перевод к другому работодателю и т.п.). Выплатить деньги необходимо в день увольнения сотрудника – последний его рабочий день.

Заметьте: право на компенсацию при увольнении имеют лишь сотрудники, проработавшие в фирме не менее половины месяца.

Право на компенсацию при увольнении имеют лишь сотрудники, проработавшие в фирме не менее половины месяца

Основанием для выплаты являются приказ об увольнении по форме № Т-8 и Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-61 (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Пример 3

Воспользуемся данными Примера 2.

Работник кадровой службы составил приказ об увольнении и заполнил лицевую сторону записки-расчета (оборотную сторону заполняет бухгалтерия). В записке будет указана не использованная техником Бережным часть отпуска за рабочий период с 1 сентября 2006 г. по 31 августа 2007 г. в размере 14 календарных дней.

Обратите внимание: тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, компенсацию за неиспользованный отпуск не начисляют, поскольку таким сотрудникам не положен ежегодный отпуск.

НАША СПРАВКА

Если компания не выплатит сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, трудовая инспекция может привлечь ее к административной ответственности. Должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб. Саму фирму – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5. 27 КоАП РФ).

Трудовые инспекторы могут узнать о нарушениях в ходе проверки. Кроме того, сотрудник вправе сам обратиться в инспекцию по труду. Она потребует от организации выплатить компенсацию сотруднику, а при невыполнении этого требования обратится в суд.

Надо сказать, что обязанность выплатить компенсацию при увольнении возникает только тогда, когда речь идет о расторжении трудового договора (увольнении). Поэтому компенсация не положена, если работника, скажем, перевели из одного обособленного подразделения компании в другое. При таком переводе сотрудника не увольняют, а лишь переводят на новое место службы (но в рамках этой же организации).

Не нужно выплачивать компенсацию и в том случае, если перевод человека связан с реорганизацией фирмы. После реорганизации трудовые отношения с работниками у компании не прекращаются (ст. 75 ТК РФ). То есть считается, что сотрудники продолжают работать в той же организации.

Отметим: перед увольнением человек может решить не получать деньги, а догулять все

все неиспользованные (основные и дополнительные) оплачиваемые отпуска. Для этого он должен написать соответствующее заявление. А днем увольнения будет последний день отпуска. Деньги сотрудник получит за три дня до начала отпуска. Однако догулять не получится, если работника увольняют за виновные действия.

Как получить деньги, не увольняясь

Если у ценного сотрудника накопились дни отпуска и увольняться он не собирается, можно, не нарушая закон, заменить дни неиспользованного отпуска деньгами и ему.

Например, уволить его и принять на работу, скажем, через неделю. При увольнении он получит все причитающиеся деньги. А что касается его быстрого возврата в организацию,

то это – внутреннее дело работодателя. Никаких ограничений на этот счет нет ни в Трудовом, ни в Налоговом кодексе РФ.

Но при необходимости можно объяснить и причину таких действий. Например, не нашли уволившемуся человеку достойной замены, а он не смог устроиться на новую работу и решил вернуться.

Другой не запрещенный способ – это отправлять работника в отпуск на выходные дни (субботу и воскресенье) до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. Ведь периоды, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней отпуска и оплачиваются. Это можно делать по правилам разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ). Но так можно поступить лишь тогда, когда хотя бы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней.

Валерия К. недавно устроилась кадровиком в новую компанию. Организация солидная, с законом «дружит». Но вот наступило лето, и Валерия обнаружила, что и в этой компании есть проблемы. С отпусками. У многих работников накопилось уже по два, а то и по три отпуска. Причем у некоторых ежегодный отпуск даже не 28 дней, а больше - колдоговором установлен дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы в компании. Валерия составила список работников, у кого накопился отпуск за прошлые годы, и пошла к руководству. Тем временем к директору зашел главный инженер. Валерия кратко обрисовала ситуацию и предложила предоставить всем накопившийся отпуск. Но директор просто посмеялся, а главный инженер категорически выступил против. Он и сам еще за позапрошлый год не весь отпуск использовал. А когда ему «гулять»? То оборудование новое привезут, то заказами завалят. Некогда отдыхать да прохлаждаться - две недельки провел с семьей на море, и снова за работу. Вот отпуска и копятся. Директор подумал и велел выплатить всем за них компенсацию. Валерия знает, что не все так просто, но распоряжение директора исполнять надо. Да и способ, кажется, есть...

Ситуация, когда у работников накапливаются отпуска, очень распространена. Кто-то не представляет себе жизни без любимой работы и сам категорически отказывается отдыхать. Кого-то очень ценит руководство и ни за что не соглашается подписывать заявление даже на две недели отпуска. Да и сам работник вроде бы не против «взять деньгами». Казалось бы, в чем проблема, раз обе стороны согласны? Но вот закон против, и ГИТ уж очень любит проверять именно это «направление».

Отпуск: предоставление по закону

Право на оплачиваемый ежегодный отпуск гарантировано всем работающим по трудовому договору Конституцией РФ (ст. 37 ). Вслед за ней и Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) гласит: «Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно» (ст. 122 ).

Да, закон предоставляет возможность переносить отпуск. Но только в исключительных случаях и без злоупотреблений (табл. ).

НЕЛЬЗЯ!

Переносить на следующий рабочий год ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Когда возможно перенести неиспользованный отпуск на другой срок? Приведем эти случаи в таблице.

Учтите, что непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается! И уж тем более запрещается «копить» отпуск за больший период, независимо от того, кто является инициатором такого накопления.

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков. Этот документ является обязательным не только для работодателя, но и для работника .

Перенесение отпуска на другой срок

НЕЛЬЗЯ!

Не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска является обязанностью работодателя. Закон твердо стоит на охране здоровья граждан, поэтому независимо от желания работодателя или работника ограничивает случаи, в которых отпуск допустимо переносить и уж тем более заменять его денежной компенсацией.

Заменить отпуск деньгами независимо от того, является он основным или дополнительным и за какой период накоплен, без каких-либо ограничений можно только в одном случае - при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ ) .

Если же работник не увольняется, то возможность замены его оплачиваемого отпуска денежной компенсацией очень мала. Так, по письменному заявлению работника, может быть заменена денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией отпуска:
беременным женщинам;
работникам в возрасте до 18 лет. Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено заменять деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях.

Эти запреты, конечно, не распространяются на случаи выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении указанных работников. Поскольку, кроме обязанности соблюдения права работников на отдых, закон содержит строгие требования к выплатам при увольнении.

Возвращаясь к нашей истории, отметим, что, не прибегая ни к каким уловкам, можно на законном основании заменить только накопившиеся дополнительные оплачиваемые отпуска работников, предоставляемые за непрерывный стаж работы в компании на основании коллективного договора. Остальной период работники должны отдыхать, даже если этот отдых для некоторых работников будет продолжаться больше трех месяцев.

Но если такой вариант никого не устраивает, давайте искать «лазейки».

А можно и так...

Пожалуй, в рассматриваемой ситуации можно предложить даже не один способ решения проблемы.

Способ 1

Раз уж ТК РФ допускает выплату компенсации за все неиспользованные оплачиваемые отпуска при увольнении работника, почему бы этим не воспользоваться? Если работник сам заинтересован в получении денег, а не в отдыхе, думаем, не составит особого труда с ним договориться. Правда, есть вероятность, что он поинтересуется, не прервется ли его стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но разве это проблема? Объясните работнику, что право на использование отпуска возникнет у него уже через 6 месяцев, что может быть значительно быстрее, чем запланировали бы в графике отпусков.

Работника также может смутить, что прервется непрерывный стаж работы в компании, за который, как в нашем случае, установлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Это тоже легко поправить. Внесите в коллективный договор условие, в соответствии с которым непрерывный трудовой стаж сохраняется, если перерыв в работе у данного работодателя не превысил, к примеру, 10 дней.

Не исключено, что работник может попросту испугаться увольнения, опасаясь, что, даже обещая, вы потом его обратно на работу не возьмете. Но и это легко уладить. В зависимости от того, по какому основанию будет происходить расторжение трудового договора (по инициативе работника или по соглашению сторон), предложите работнику одновременно с заявлением об увольнении или соглашением о прекращении трудового договора (что, кстати, предпочтительнее) подписать новый трудовой договор, вручив его экземпляр работнику. Для работника это будет гарантией, что в итоге он не останется «за бортом».

Способ 2

Можно к увольнению работника и не прибегать. Предоставьте работнику полагающийся отпуск в том объеме, который «накопился» на данный момент. А на этот период заключите с ним гражданско-правовой договор (к примеру, договор подряда или оказания услуг).

Только имейте в виду: есть риск, что в случае возникновения спора отношения, сложившиеся на основании данного договора, будут признаны трудовыми. Чтобы такой риск свести к минимуму, при составлении договора учтите следующие моменты:

1. Сторонами такого договора являются не работник и работодатель, а заказчик и подрядчик.

2. Предметом договора должен быть результат труда, который в итоге и будет оплачен. Для гражданского правового договора процесс труда (выполнение трудовой функции по определенной профессии, специальности, квалификации; должностные обязанности) не важен.

3. В качестве оплаты по договору должна быть определена цена подлежащей выполнению работы (а не оклад, тарифная ставка, заработная плата). При этом не привязывайте ее выплату к дням выплаты заработной платы. Если в договоре не будет предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, то вы будете должны уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

А как у них?

Средний отпуск в США составляет 10-12 дней. Регламентируется он контрактом между работодателем и работником. Продолжительность отпуска зависит от того, частная это компания или государственная (частные фирмы по своему усмотрению могут устанавливать более длительные отпуска), от должности, продолжительности работы в компании, региона США.

Из результатов опроса жителей Вашингтона видно, что у большинства отдых занимает 2-3 недели. Для того чтобы служащий средней или крупной американской компании мог получить 3-недельный отпуск, ему сначала необходимо отработать 5 лет, а уже месяц «гуляет» тот, кто отработал в компании 15-20 лет. Интересно, что владельцы компаний отдыхают меньше, чем их сотрудники, - в среднем 6 рабочих дней в году. Не оплачивают отпуск своему персоналу 13% американских компаний.

Проведенные опросы показывают, что американцы, с одной стороны, хотели бы больше отдыхать, а с другой, в списке их главных приоритетов - заработная плата, медицинская страховка, качество работы и лишь потом отпуск. Большинство наемных работников готовы пожертвовать отпуском ради сохранения рабочего места.

Становится понятно, почему именно в США впервые появился специальный термин - «синдром отсутствия отпуска» (Vacation Deprivation Syndrome). Чем же опасен новый синдром?

Американское психосоматическое общество провело специальное исследование, в результате которого был сделан вывод, что ежегодный отпуск снижает риск смерти на 20%. Доктор Стивен Лэмм, автор книги «Взгляд», пишет: «Постоянно получая стресс на работе и не имея возможности полноценно отдохнуть, вы в буквальном смысле отравляете свой организм. Он находится под воздействием канцерогенов, способных вызывать сердечные приступы, инсульты, рак и другие серьезные проблемы со здоровьем». Диана Фассел, автор книги «Работаем, пока не помрем», пришла к выводу, что продолжительность жизни американского трудоголика уступает продолжительности жизни человека, злоупотребляющего алкоголем.

Одним из признаков вышеупомянутого синдрома является то, что даже в отпуске люди продолжают работать. Этому способствует наличие практически в любой точке земного шара Интернета и мобильной телефонии.

Многих сотрудников руководство просит постоянно контактировать с офисом, а кто-то чувствует себя виноватым, что отправился отдыхать. К счастью, в других странах с отпуском дела обстоят не так плохо. Так, швейцарцам полагается отдыхать 32 рабочих дня, датчанам, французам, австрийцам и испанцам -30, ирландцам - 28, португальцам - 27, голландцам - 25, бельгийцам - 24, норвежцам - 21, немцам - 18 рабочих дней.

4. Не привязывайте работу по договору подряда к каким-либо локальным актам организации (правилам внутреннего трудового распорядка, положению об оплате труда, штатному расписанию и т. д.). Ни о какой дисциплине труда, режиме работы, дисциплинарной ответственности в данном случае речи быть не может. Не будет и материальной ответственности.

5. В договоре должен быть определен срок выполнения работы. Договор подряда в отличие от трудового всегда носит срочный характер.

6. Результаты работы необходимо оформить актом.

7. Время работы по договору подряда не следует учитывать в табеле учета рабочего времени.

Если вы отдадите предпочтение такому варианту решения проблемы, очень рекомендуем переработать подход к должностным обязанностям ваших работников. Невозможно заключить такие гражданско-правовые договоры, чтобы они полностью дублировали трудовые и при этом были законными.

Используя любой из приведенных способов, важно все-таки не забывать, что отпуск работнику дается для того, чтобы он отдохнул, восстановил свои силы. Физический и умственный отдых жизненно необходим человеку. Не случайно минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Как правило, за первую неделю отпуска работник только успевает выспаться и отключиться от всех служебных дел, и лишь на второй неделе он начинает полноценно отдыхать. Отдохнувший, набравшийся сил сотрудник будет работать значительно эффективнее.

Без отдыха человек, болеющий за работу, очень быстро может превратиться в человека, болеющего из-за работы, и тогда денежной компенсации за неиспользованный отпуск едва ли хватит на то, чтобы восстановить здоровье.

Частое заблуждение, что компенсацию за неиспользованный отпуск можно выдать только при увольнении. На самом деле заменить часть отдыха деньгами можно и сотруднику. Главное действовать по правилам статьи 126 ТК РФ. Давайте разберемся, когда можно выплатить такую компенсацию, какие документы для этого нужно и как быть с налогами.

Когда отпуск можно заменить компенсацией

На практике сотрудники нередко просят заменить отпуск денежной компенсацией. А сами готовы работать без отдыха. Некоторые даже специально накапливают неиспользованные дни, рассчитывая получить за них деньги.

Бухгалтеру в такой ситуации нужно помнить главное: компенсировать деньгами можно лишь ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая больше 28 календарных дней. Это прямо прописано в части 1 статьи 126 ТК РФ. Так что если сотруднику за каждый рабочий год полагаются только обычные 28 дней, заменить их деньгами не получится. Если, конечно, работник не увольняется из компании (ст. 127 ТК РФ).

Не нужно платить компенсацию и за накопленные дни стандартных отпусков прошлых лет. Как раз об этом часто забывают.

Например, сотрудник компании за каждый рабочий год имеет право на обычные 28 календарных дней отпуска. За прошлый год он так и не отгулял семь из них. И в этом году ему положен очередной отпуск в 28 дней.

Получается, всего сотрудник может рассчитывать на 35 дней отдыха. Но это вовсе не значит, что семь дней превышения можно заменить компенсацией. Ведь это остаток от отпуска обычной продолжительности (28 календарных дней). И компенсировать его деньгами нельзя. Такой вывод следует из части 2 статьи 126 ТК РФ.

А вот когда работнику по закону положен дополнительный оплачиваемый или удлиненный отпуск, компенсировать деньгами ту часть, что превысит стандартные 28 дней, можно.

Так, сотрудники с ненормированным рабочим днем помимо основного отпуска имеют право на дополнительный не меньше трех календарных дней. Об этом сказано в статье 119 ТК РФ. Как раз эти дополнительные дни по просьбе работника и можно заменить деньгами.

Однако подчеркну: в любом случае решение принимает работодатель. Заменить часть отпуска компенсацией - право, а не обязанность компании. Так что сотруднику можно отказать. Представители Роструда подчеркивают это в письме от 8 июня 2007 г. № 1921-6. Кстати, суды здесь тоже на стороне компаний. Примеры тому - определения Верховного суда Республики от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011 и областного суда от 17 мая 2012 г. по делу № 33-4594/2012.

И еще один очень важный момент. Некоторым работникам заменять часть отпуска денежной компенсацией запрещает закон (см. таблицу ниже). Так что, прежде чем выдавать компенсацию, обязательно проверьте, не относится ли ваш сотрудник к таким категориям.

Каким работникам нельзя заменить отпуск денежной компенсацией

Вопрос - А возможна ли замена учебного отпуска компенсацией?

Нет, замена учебного отпуска компенсацией - является нарушением трудового законодательства. Подчеркну, заменить можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 ТК РФ). А учебный отпуск тут ни при чем. Это дополнительная гарантия для тех, кто совмещает работу с обучением. Так что заменить его деньгами нельзя.

А еще учтите, что за незаконную замену отпуска компенсацией трудовая инспекция может оштрафовать компанию по статье 5.27 КоАП РФ. Тогда придется заплатить от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Возможна даже приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Кроме того, есть санкции и для сотрудников - от 1000 до 5000 руб. А за повторное нарушение возможна даже дисквалификация на срок от одного года до трех лет. Так что последствия очень серьезные.

Какие документы нужно оформить

Чтобы заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсацией, обязательно понадобится заявление сотрудника. Так сказано в части 1 статьи 126 ТК РФ.

Затем, если компания согласна выплатить деньги, подготовьте об этом приказ за подписью Правда, унифицированной формы такого документа нет. Так что составьте его в произвольном виде.

Укажите в приказе Ф.И.О. и должность сотрудника, количество дней, за которые ему выплатят компенсацию, а также период, за который человеку положены дни отпуска. Сошлитесь на заявление работника. После того как приказ подпишет руководитель, ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

Не забудьте также отразить информацию о замене части отпуска денежной компенсацией в личной карточке сотрудника. Для этого заполните отдельную строку раздела VIII формы № Т-2, утвержденной приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В графе 1 пропишите, часть какого именно отпуска (основного или дополнительного) решено заменить деньгами. А в графах 5 и 6 сделайте запись: «…замена отпуска денежной компенсацией». Все остальные ячейки заполните по общим правилам. И конечно, в качестве основания приведите реквизиты приказа.

Наконец, добавьте сведения о замене в график отпусков. Если компания использует стандартную форму № Т-7, утвержденную приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, в графе 10 можно прописать, например, так: «Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью три календарных дня заменен денежной компенсацией на основании приказа № 37 от 18.06.2014».

Как учесть компенсацию в расходах и нужно ли платить с нее НДФЛ и взносы

Начну с Если компания выдала компенсацию за отпуск с соблюдением трудового законодательства, то ее можно учесть в расходах на оплату труда. Основанием для этого будет пункт 8 статьи 255 НК РФ.

Главное не нарушить общее правило: заменить компенсацией можно только ту часть отдыха, которая больше 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску (в том числе и по отпускам прошлых лет). Тогда компания без проблем спишет компенсацию в расходы. Чиновники против такого подхода не возражают. Об этом есть письма от 24 января 2014 г. № 03-03-07/2516 и от 1 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/46713.

А если сотруднику за каждый рабочий год положены только стандартные 28 календарных дней и компания согласится заменить их денежной компенсацией, списывать ее в расходы нельзя. Ведь, выдавая деньги за отпуск в такой ситуации, компания нарушает закон (ст. 126 ТК РФ). Представители Минфина России подчеркнули это еще в письме от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-02/2/90.

Вопрос - А компенсации такой же, как и отпускных?

Да, все верно. Дни отдыха, которые решено заменить компенсацией, оплачиваются исходя из среднего заработка.

Кстати, обратите внимание вот еще на что. Иногда работодатели устанавливают в коллективных договорах для отдельных категорий своих сотрудников дополнительные отпуска. То есть такой отдых - это всего лишь инициатива компании, а не требование закона.

Тогда учесть компенсацию в расходах не получится. Такой вывод следует из пункта 24 статьи 270 НК РФ. Посмотрите об этом письма Минфина России от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/689 и от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/1/284.

Ну, а теперь о НДФЛ. Налог нужно удержать и перечислить в бюджет по общим правилам. И никаких исключений для компенсации за отпуск в законе нет. Финансисты подтвердили это в письме от 13 марта 2006 г. № 04-1-03/133.

Кроме того, с компенсации придется заплатить страховые взносы, в том числе на травматизм. Такой вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и абзаца 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Лектор: Мария Стажкова,
к. э. н., независимый бизнес-тренер в области бухгалтерского, налогового учета, оптимизации налогообложения, планирования

Закон запрещает работать без отпуска, получая вместо положенного раз в год отдыха денежный эквивалент. Но это не означает, что вариантов, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск, нет. Они не только есть, но вполне легальны и могут быть использованы в разрешенных законом ситуациях.

При каких условиях будет выплачено отпускное возмещение

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен любому работающему (ст.114 ТК РФ). Продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней. Есть еще и дополнительный отпуск, который предоставляется:

• в условиях Крайнего Севера и регионах, приравненных к ним;
• во вредных и опасных условиях труда;
• в особых условиях, с ненормированным рабочим днем, и др.

Если есть сомнения по поводу того, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то обратившись к Трудовому кодексу, можно понять что ответ однозначно утвердительный.

Эквивалент за не взятый отдых может быть назначен если:

• работник увольняется;
• положенный ему отдых превышает 28 календарных дней (ст.126 ТК РФ).

Увольняясь, работник вправе получить пособие за все дни заработанного отдыха. Сумма компенсации рассчитывается исходя из количества дней отпуска и среднего заработка за последний год.

Второй случай, при котором возможно возмещение - отпуск больше 28 дней. Тогда за все дополнительные дни или их часть начисляется денежный эквивалент. Например, если положен отпуск в размере 34 дней, то нужно использовать 28 из них на отдых, а за оставшиеся 6 дней получить компенсацию.

При этом закон не обязывает работодателя строго следовать этому правилу. Работодатель вправе не оплачивать добавочные дни отпуска, а потребовать их использования для отдыха.

Учтите! Правило не распространяется на беременных, работников не старше 18 лет, работников, занятых на вредных и опасных производствах. Они должны использовать дополнительный отпуск по прямому назначению.

Почему допускается перенос отпуска

Законодатель оговорил возникновение ситуаций во время отдыха, когда ежегодный отпуск должен быть прерван или предоставлен в иное время. Такими случаями являются:

• перенос отпуска в связи с больничным;
• необходимость исполнения государственных обязанностей, на время которых дается по закону освобождение от работы;
• в иных случаях.

Неоплата отпускных, извещение о предоставлении отпуска менее чем за 14 суток до его начала также становятся основанием для переноса отдыха на другой, согласованный с работником срок.

Если производственный процесс требует присутствия работника и его уход в отпуск парализует деятельность организации, с согласия работника отпуск также переносится на другой период времени. При этом он должен быть использован в течение года, следующего за годом предоставления. То есть, работа в течение 2 лет без отпуска допустима.

Поэтому, если потребуется выяснить, допускается ли замена отпуска денежной компенсацией в случае его переноса, помните, что в данном случае законодатель говорит «нет» (ст.124 ТК РФ).

Работникам, возраст которых меньше 18-ти лет, а также занятым на вредных и опасных производствах отпуск должен предоставляться ежегодно, переносы не допускаются.

Использование отпуска перед увольнением

Согласно статье 127 ТК РФ, собираясь расторгнуть договор, работник может взять положенный ему отпуск с последующим увольнением по собственному желанию. Им пишется заявление с указанием даты увольнения, которой должен стать последний день отпуска. Если закончился срок трудового договора, работник вправе использовать перед увольнением положенный отпуск и датой расторжения договора также станет последний день отпуска.

Эта дата может не совпадать с установленной ранее датой окончания трудового договора. Если отпуск берется работником, написавшим заявление на увольнение по собственному желанию, он вправе передумать, забрать заявление на увольнение до начала отпуска. Если на его место принят другой работник, то отзыв заявления на увольнение не допускается (ст.127 ТК РФ).

Как получить денежное покрытие

Как выше говорилось, если работник не уверен, можно ли заменить отпуск денежной компенсаций в 2019 году, стоит обратиться за разъяснением к статье закона. Правилом предусмотрено, что компенсация выплачивается только при увольнении, за все положенные дни отпуска, или при неиспользовании дней неосновного. Для ее получения нужно сделать следующее:

1. Подать заявление произвольной формы. Если есть специальной формы бланк - на бланке. В «шапке» заявления указываются должность лица, который будет визировать заявление, и его ФИО. Далее указывается ФИО заявителя.
2. Название документа - «заявление».
3. Непосредственно текст, представляющий собой просьбу заменить дни отпуска денежным эквивалентом. Указать, по каким обстоятельствам дан дополнительный отпуск, его продолжительность и сослаться на статью 126 ТК РФ о праве на получение компенсации.
4. Поставить дату и собственноручную подпись.

Спустя 10 дней или в дату очередной выдачи заработной платы, принятой на предприятии, выплата должна быть выдана заявителю. Основной отпуск не допускается подменять возмещением. Это является нарушением закона и виновное лицо привлекается к административной ответственности в виде крупного штрафа. Дилемма, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, если он не основной, без наложения взыскания на работодателя, предполагает ответ: да, можно.

О компенсации отпуска перед увольнением смотрите видео:

При увольнении работнику обязаны оплатить компенсацию за все дни отпуска. Если он не предоставлялся в течение двух лет, то за два года.

Если работник не имеет права на получение дополнительного отпуска, то и права на компенсацию дней отпуска, например, не использованного 2 года и соответственно удвоенного, он не имеет.

Как отгулять отпуск не весь сразу

Согласно ТК РФ, разделение отпуска на части возможно при согласовании с работодателем. При этом, одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Остальные дни можно взять в любых пропорциях. В частности, два раза по 7 дней, два раза по 5 дней и 4 дня, и так далее.

Специалист отвечает на вопросы в комментариях к статье

Каждому гражданину, работающему по найму, ТК РФ гарантирует право на отдых, а реализуется оно путем предоставления оплачиваемого отпуска . Возможность уйти в основной отпуск возникает у работника по истечении полугода непрерывного стажа у одного работодателя, при этом ему предоставляется на отдых 28 календарных дней в год .

Но, кроме него существует и удлиненный (дополнительный) отпуск, на который имеют право отдельные категории граждан. Если же по какой-либо причине у сотрудника нет желания отдыхать в предложенные дни, он имеет право на выплату компенсации за неотгуленный (неиспользованный) отпуск.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Всегда ли ее можно получить?

Право на основной отпуск продолжительностью в 28 дней имеет каждый сотрудник, проработавший непрерывно на одного работодателя в течение полугода, что регламентируется статьей ТК под номером 114.

Помимо этого, статьей под номером 115 работникам может предоставляться удлиненный отпуск, который продолжается более 28 дней . Право на него имеют категории граждан, перечисленные в 116 статье ТК, например:

• имеющие ненормированный трудовой день;
• занятых на опасных или вредных работах;
• трудящихся на Крайнем Севере или территориях, приравненных к нему и прочие.

Как гласит статья 139, дополнительный и основной отпуска должны быть оплачены исходя от среднего размера заработка сотрудника, при этом учитываются и любые дополнительные выплаты (премия, надбавка и иные).

Порядок замены предоставляемого работнику времени на отдых на материальную компенсацию регулируется 126 статьей ТК . Этот же законодательный акт определяет и категории граждан, которым нельзя получить компенсацию взамен на отказ от отпуска.

Заменить оставшиеся дни отпуска на денежный эквивалент допускается далеко не всегда. В соответствии с законодательством, работник может взять материальную выплату всего в паре случаев:

• Если накопились неиспользованные дни дополнительного отпуска.
• Если сотрудник разрывает с нанимателем трудовые отношения.

Заменить компенсацией часть основного отпуска или его полностью невозможно, поскольку это будет противоречить российским законам.

Если трудовая инспекция при проверке найдет данные нарушения - руководителю предприятия грозит штраф от 1 до 5 тысяч , а на юридическое лицо обяжут выплатить сумму свыше 30 тысяч рублей, в соответствии с первой частью статьи КоАП под номером 5.

В случае неиспользования работником отпускных дней в текущем трудовом году, они переносятся на год, следующий за ним.

Про продолжительность дополнительного отпуска при ненормированном рабочем дне узнайте в нашей статье .

Компенсация при увольнении

Если сотрудник решил уволиться из организации, ему полагается предоставление денежной компенсации за все оставшиеся неотгуленными отпускные дни. В соответствии с первой частью статьи ТК под номером 127, сотрудник имеет право на получение выплаты не только за остатки удлиненного отпуска, но и за невостребованного основного.

Средства начисляются на основании заявления увольняющегося сотрудника. См. ниже.

Существуют и особые случаи, когда при разрыве трудовых отношений с работодателем работнику полагаются выплаты за определенное количество дней отпуска:

• В случае прекращения действия , кратковременного или сезонного договора, продолжительностью до 2 месяцев, полагается материальная выплата, о чем говорится в 291 статье ТК .

Расчет выплаты производится исходя из того, что в месяц работник имеет право на официальный отдых в течение 2 дней . Соответственно, за 2 месяца накопится 4 дня отдыха, которые должны быть материально компенсированы работодателем.

• Сотруднику, чья должность упраздняется в связи с сокращением штата, положена выплата за каждый из дней неиспользованного отпуска. При этом в расчет берется и основной, и дополнительный отпуск .
• Если заканчивается трудовой договор, на основании которого работник трудился в организации, то сотруднику может быть предложен отпуск с последующим увольнением.

В случае отказа от отпуска, работник должен отработать в компании положенный срок , тогда при увольнении он получит компенсацию.

• Выплата денег положена и сотрудникам, работающим совместителями или неполный день, такое право им гарантируется статьей ТК под номером 93.
• Отпуск по беременности и родам входит в срок стажа, учитываемый при расчете выплат за неиспользованный отпуск.

Соответственно, декретница имеет право на получение при увольнении материальной компенсации за отпускные дни, неиспользованные до ухода в отпуск, а также за рассчитанные во время нахождения в нем, что регламентируется статьей под номером 121 ТК.

Кому запрещена замена отпуска деньгами?

Отдельным категориям работающих граждан, которым полагается удлиненный отпуск ввиду особых обстоятельств, получить вместо дней отдыха материальные выплаты не получится, поскольку это запрещено законодательно. Перечень лиц, которым придется использовать отпускные дни полностью, указан в 126 статье ТК . К ним относятся:

1. женщины во время беременности;
2. трудоустроенные работники;
3. лица, осуществляющие трудовую деятельность на тяжелых или вредных работах.

Сколько дней отпуска можно заменить деньгами?


Стоит отметить, что удлиненный отпуск за вредные или тяжелые трудовые условия может быть компенсирован частично, только за тот срок, что будет превышать 7 дней . То есть, работник ежегодно будет отдыхать 28 дней основного отпуска, 7 дней - удлиненного, а остальные дни, если они остались, можно заменить на денежные выплаты.

Порядок оформления и начисления

Чтобы оформить компенсацию за неотгуленный отпуск, сотруднику необходимо составить заявление на имя руководителя . Документ составляется в свободной форме, но в нем следует указать некоторые обязательные данные:

• от кого и кому предназначается документ - эта информация указывается в верхнем правом углу листа;
• слово «Заявление» пишется посередине страницы, а под ним указывается цель написания - замена отпускных дней компенсацией;
• в тексте документа следует указать статью, подтверждающую право на получение выплаты (126 ТК), срок, за который может полагаться компенсация (как правило, указывается последний трудовой год), точное количество оставшихся неотгуленными дней;
• внизу листа ставится подпись заявителя, ее расшифровка и указывается текущая дата.

После подачи , руководитель должен его рассмотреть. Руководство может принять как положительное решение, так и отрицательное - такое право отражено в письме Минтруда России под номером 966-1 от апреля 2002 года.

Если сотрудник не согласен с отказом в начислении выплаты, он может обратиться в Трудовую инспекцию, которая проведет проверку на предприятии.

При положительном решении руководитель выпускает приказ , где обязательно указывается количество дней, за которые сотрудник получит выплаты.

Данный приказ направляется в бухгалтерию, где производится расчет компенсации по определенному алгоритму:

1. высчитывается общая сумма заработанного сотрудником за трудовой год, при этом не учитывается оплата больничных бюллетеней и дней отдыха;
2. высчитывается количество дней расчетного периода - если он отработан полностью, то усредненным числом будет 29,6, а если во время него сотрудник отсутствовал на рабочем месте - эти дни исключаются из расчета;
3. высчитывается среднедневная заработная плата - подсчитанная сумма заработка делится на количество дней расчетного периода;
4. полученное значение умножают на неотгуленные отпускные дни;
5. итоговое число и будет денежным эквивалентом компенсации, положенной сотруднику за неиспользованный отпуск.

Компенсация, как правило, начисляется в десятидневный срок с момента рассмотрения заявления. Если же в Уставе предприятия имеются отдельные условия, касающиеся перечисления выплат сотрудникам, возможно придется ждать компенсацию до дня выдачи заработной платы.

Иные условия касаются выплат при увольнении. Так, компенсация и прочие расчеты с сотрудником проводятся в его последний рабочий день . Если в этот день сотрудник отсутствовал на рабочем месте, то данную процедуру переносят на следующий рабочий день.

Удерживается ли налог с компенсации?

Налоговым кодексом, статьей под номером 210, определяется, что все полученные доходы налогоплательщика учитываются при расчете налоговой базы.

Соответственно, выплаченная на основании заявления работника компенсация за основной отпуск также облагается НДФЛ в установленном порядке.

Налог удерживается в момент фактической выдачи выплаты в соответствии с текстом 226 статьи НК. Ввиду того, что компенсационные выплаты за неотгуленные отпускные дни облагаются НДФЛ, поэтому предприятие, выступающее налоговым агентом, обязано отразить удержанную сумму налога в отчетной документации - справке по форме 2-НДФЛ.

Для обозначения компенсационных выплат за неиспользованные отпускные дни используется определенный код - 4800 «Иные доходы» .

Удержание выплат при увольнении

Право на отпуск в первый год с момента трудоустройства возникает у сотрудника, который проработал в организации непрерывно половину года.

В последующие года работник уходит в отпуск в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком . В день увольнения сотрудника работодатель обязан полностью выплатить ему заработанные денежные средства, в том числе пособия, премии и прочие надбавки. Кроме этого, наниматель имеет право удержать с заработка работника:

• суммы, на невыплату которых он дал согласие;
• денежные средства, на удержание которых согласия не требуется.

Так, если трудовые отношения прекращаются до окончания трудового года, но сотрудник отгулял отпуск полностью, наниматель может удержать часть денег, оплаченных за неотработанные отпускные дни.

Работодатель при этом не ограничивается каким-либо лимитом - в соответствии с 5 абзацем второй части статьи ТК под номером 137, соответственно, может удержать с заработка работника полную сумму за дни отпуска, которые не были отработаны.

Излишки выплаченных отпускных запрещается взыскивать с уволенных в ряде законодательно установленных случаев:

• при увольнении вследствие сокращения штата, при ликвидации компании и в иных случаях, предусмотренных 81 статьей ТК;
• при признании медицинской комиссией нетрудоспособности сотрудника, при призыве на воинскую службу и в прочих случаях, указанных в статье ТК под номером 83;
• если сотрудник увольняется по причинам, указанным первой части 77 статьи ТК.

Какие компенсации выплачивает работодатель при увольнении узнайте из видео: