В течение жизненного цикла обычного проекта руководитель проекта может создавать до полусотни различных типов документов, чтобы облегчить планирование, отслеживание и составление отчетов по проекту. Документы начинаются от анализов реализуемости, планов по ресурсам, финансовых планов и планов проекта до контрактов с поставщиками, анализов функционирования внедрённой системы, форм запросов о внесении изменений и отчётов о статусе проекта.

Метод, с помощью которого руководитель проекта управляет документацией проекта, может быть непосредственной причиной успеха проекта или препятствием, ухудшающим состояние проекта и приводящим к его невозможности уложиться в рамки временного графика, бюджета и масштаба.

В этой статье описана эффективная стратегия управления документацией для руководителей проектов и ее практическое влияние на улучшение вашего понимания состояния проекта, чтобы лучше реагировать на неизбежные изменения, происходящие в вашей повседневной работе.

Роль документации проекта

Основная задача руководителя проекта – управлять неожиданностью. Концепция планирования по своей природе предназначена для уменьшения неожиданности и управления ею. Большинство руководителей проектов согласились бы с тем, что документация проекта, как часть процесса планирования, играет центральную роль в стратегической разработке окончательного плана и эффективной передаче информации о прогрессе и изменении состояния проекта всем заинтересованным лицам. Более того, метод управления документацией проекта определяет эффективность реакции руководителя проекта на неожиданность.

Перед обсуждением управления документацией проекта давайте определим "документацию проекта" и то, как она согласуется с обычным технологическим процессом управления проектом в организации. Документ проекта – это законченный (самостоятельный) документ, подробно описывающий специфические действия организации при начале, планировании, выполнении и завершении проектов. Выбранные типы документов проекта, формат, в котором они создаются, и метод их организации, по сути, и есть то, что отличает вашу организацию в реализации проектов. Опытные руководители проектов отлично научились создавать шаблоны для документов проекта. Повторное использование успешных планов проектов, сложных документов экономического обоснования, типовые контракты, подробные листы спецификаций и отчёты о статусе проекта необходимы для эффективной компенсации неуправляемости документации руководителем проекта, мешающей ему сосредоточиться на его основных компетенциях по управлению проектом и вовлеченными в него заинтересованными лицами. Однако, шаблон проекта хорош ровно настолько, насколько хорош отдельный руководитель, применяющий его. Отличных руководителей проектов от хороших руководителей проектов отличает их способность уменьшать свою административную роль в создании документов проекта и при этом максимально повышать свою стратегическую роль в управлении людьми, которые реализуют успешный проект. Чтобы достигнуть этого, руководители проектов должны следовать некоторым основным правилам в разработке основных документов проекта, описывающих все фазы жизненного цикла проекта.

Хотя управление документооборотом проекта может различаться в разных организациях, хорошие руководители проектов разработают некоторое число основных документов проекта, чтобы поддерживать высокие стандарты реализации проектов. Стандартизацию документации обычно можно увидеть в следующих фазах проекта:

Описание или концепция проекта: В этой фазе создается основа устава проекта. Определение устава и деталей, окружающих цели проекта, является ключевым для обеспечения успеха проекта.
Планирование проекта: В этой фазе руководство проекта планирует неожиданности. Документы, излагающие план проекта, распределение ресурсов, соглашения с клиентами и управление рисками, заключают в себе стратегические детали проекта.
Выполнение проекта: В этой фазе главными являются отслеживание и реакция. Документы проекта предоставляют реальные данные и обновления для плана проекта. Отслеживания затрат, времени, произведенной работы и возникающих проблем документируются в этой фазе.
Закрытие проекта: В этой фазе документы излагают неразрешенные вопросы и/или предоставляемые результаты, обзор результата проекта и передовые методы, которые руководство проекта будет применять в дальнейшем.

Эти фазы проекта являются указателями того, какие типы документов играют важную роль в течение жизненного цикла проекта. В следующих разделах будут описаны препятствия, создаваемые плохой стратегией управления документацией, и то, как эти проблемы можно разрешить с помощью правильной стратегии.

Неразбериха в документах

“Канцелярская крыса!” “ Бюрократ!” - это последние слова, которыми хотел бы быть отмечен руководитель проекта. Неумелые руководители проектов могут легко попасть в ловушку создания кучи документов, что может притупить их рассудительность и привести к неизбежному провалу проекта. Если документацией проекта плохо управляют, она легко может скрыть реальное состояние проекта, создать путаницу и расстроить тех, кому нужны ответы, а также тех, кому нужна реализация проекта. Неправильное использование документации проекта может минимизировать стратегическое значение, которое руководитель проекта имеет для получения результата проекта. По этой причине выявление проблем в документации проекта так же важно, как и эффективное использование документов проекта.

Причины этого затруднения лежат в обычном методе, который многие организации применяют для работы с документацией проекта. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей объединение информации и движения документов проекта среди заинтересованных лиц проекта. В итоге, плохое управление документацией проекта порождает следующие симптомы:

Недостаток ясности: Руководители проекта и заинтересованные лица имеют нечеткое представление о состоянии проекта и всей связанной с ним работе. Документы проекта рассматриваются как отдельные участки информации, между которыми не происходит обмена информацией. Эти документы ведут к избытку информации, обеспечивающему недостаток ясности.
Слабая безопасность: Плохая безопасность означает, что отсутствуют бизнес-правила и технологические процессы для работы с важными документами. Это может привести к тому, что важная информация о проекте окажется в неверных руках, что полностью разрушит цели проекта.
Потеря данных: Многие руководители проектов не имеют процессов и возможности сохранить всю документацию проекта в одном хранилище. Информация в этих документах в принципе может потеряться, стать труднодоступной и привести к отсутствию целостности данных, что потенциально может привести к неверным отчетам о принятии решений.
Ограниченное сотрудничество: Документы проекта (например, электронные таблицы) часто управляются как неструктурированные данные, хранящиеся в электронных письмах, на рабочих столах и в бумажном формате. Большей частью, документы проекта не удается легко распределить среди заинтересованных лиц проекта, которым может потребоваться доступ к информации из множества мест.

Выявление проблем, связанных с управлением документацией, - это первый важный шаг к устранению неразберихи в документах в ваших проектах. Следующий шаг – это внедрение передовых методов, разработанных экспертами по управлению проектами, чьей задачей является упорядочивание управления документами.

Утопия документирования

В идеальном мире руководители проектов могли бы отразить мельчайшие детали в своей проектной документации и при этом имели бы возможность извлечь наиболее важную информацию при необходимости. Перед внедрением стратегии управления документацией руководители проектов должны войти в роль, которую они играют как "работники умственного труда". Кто такой работник умственного труда?

"Каждый работник умственного труда в современной организации является исполнителем, если на основании своего положения или знаний он отвечает за вклад, который материально влияет на способность организации выполнять работу и получать результаты", - Питер Друкер в книге «Эффективный исполнитель» (1966).

При понимании того, что успех проекта неразрывно связан со способностью руководителя проекта извлекать наиболее существенную информацию из документов проекта, созданных для принятия обоснованных решений, управление документами больше не играет вспомогательную роль в повседневной работе руководителя проекта.

Учитывая это, специалисты в стратегиях управления корпоративным информационным содержимым и в управлении документами применяют передовые методы в хранении, управлении и отслеживании документов и отчетов, чтобы дать возможность организациям вырастить "работников умственного труда", которые находятся в центре деятельности их организаций.

Ниже приведены несколько элементов передовых методов, найденных в мире управления документами, которые могут применять руководители проектов:

Сбор документов: способность эффективно сохранять электронные и бумажные документы различных форматов в центральном хранилище. Сбор документов – это не только сохранение информации организованным образом, но и способность легко извлекать существенную информацию из документов и из архивных данных за прошлые периоды.
Контроль версий: возможность предоставить опции проверки на входе и проверки на выходе и предоставить различные уровни безопасности, такие как доступ на чтение и на запись, чтобы гарантировать целостность данных, находящихся в сохраненных документах.
Технологические процессы: возможность создавать и применять настраиваемые технологические процессы, соответствующие бизнес-процессам и утвержденному процессу документооборота в вашей организации.
Отчетность и анализ: возможность обмениваться информацией между документами, а также обобщать данные во множестве документов с целью составления отчетов и проведения анализа, чтобы обеспечить лучшее понимание (ясность) в вашей организации.
Сотрудничество: способность распределять документы между соответствующими заинтересованными лицами, а также ограничивать доступ к документам тем людям, которые не должны иметь к ним доступ.

Эти передовые методы даже более важны для руководителя проекта, чей обычный рабочий день связан с документами проекта, создаваемыми для производства добавочной стоимости, которую приносит успешное выполнение проекта с их помощью.

Проектные и архитектурно-строительные организации в настоящее время активно переходят к разработке проектной документации в электронном виде. Разумеется, этот процесс необходимо координировать, а полученную таким образом документацию хранить и обрабатывать.

Система PartY PLUS позволяет автоматизировать практически все задачи, связанные с управлением документацией в проектных и архитектурно-строительных организациях. PartY PLUS соответствует требованиям отечественных стандартов (СПДС, ЕСКД и др.) и одновременно ориентирована на поддержку международных стандартов (ISO 9000, STEP).

Первичный ввод и организация архивного хранения документов

PartY PLUS позволяет быстро импортировать в систему электронного архива предприятия уже существующие в электронном виде чертежи и другие наработки. При этом имеется возможность параллельного ведения электронной картотеки бумажных документов.

Комплект поставки PartY PLUS включает пример настроек системы учета документов в соответствии с требованиями СПДС. Документация при этом хранится по проектам, в структурированном виде (рис. 1). На каждый электронный или бумажный документ заводится учетная карточка, содержащая необходимый набор атрибутивной информации, по которой в дальнейшем могут осуществляться поиск и классификация документов. Данная настройка может быть легко модифицирована без программирования, в соответствии с потребностями конкретного заказчика.

Система хранения документов может быть как централизованной, так и территориально-распределенной, без каких-либо ограничений по объемам хранения или количеству пользователей.

Управление проектной документацией на различных этапах разработки

PartY PLUS позволяет не только хранить уже разработанную документацию, но и управлять процессом ее разработки. При этом документация может быть структурирована уже непосредственно на этапе ее создания.

Структура проектной документации может быть представлена с различных точек зрения. На рис. 2 приведен фрагмент структуры проектной документации, относящейся к стадии «РД». Из рисунка видно, что на промысле № 3 проектируется дизельная электростанция (объект ДЭС). При проектировании ДЭС одним из элементов является здание дизельной станции. Данное здание на генплане имеет номер 7, что видно из описания объекта. На экранной форме с названием «Объект» отображается набор атрибутов, характеризующих объект проектирования.

Кроме чисто проектных характеристик (наименование, шифр, номер по генплану), в форме используются даты, позволяющие производить диспетчеризацию процесса выполнения проектных работ, плановая и фактическая даты начала разработки документации, а также плановая и фактическая даты выполнения документации.

Система Appius-PLM – управление проектно-сметной документацией. Комплексный подход по управлению проектами и технической документацией на базе PLM-технологий.

Система "Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией" является оригинальной конфигурацией, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3 в режиме тонкого клиента.

Система предназначена для автоматизации процесса управления проектными данными, связанного с разработкой, согласованием, хранением и поиском технической документации в проектных институтах, у заказчиков и подрядчиков строительства.

Какие задачи решает Appius-PLM?

Центральной частью в системе является окно проводника. В этом окне сосредоточены действия по управлению структурой проекта (объектами строительства), комплектами документов и их изменениями, файлами, свойствами, правами доступа и т.д.

В системе имеется настраиваемый многокритериальный поиск документации и объектов строительства с использованием шаблона. Вы сможете легко и быстро найти любой документ, получить информацию о его актуальной версии, кому документ был передан и др.

В системе предусмотрена двухсторонняя интеграция с AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, формирование локальных спецификаций на чертеже и их последующий импорт в систему для формирования и связи со сметами.

Для удобства процедур учета и проведения изменений документации в системе создан документ «Разрешение на внесение изменений», позволяющий указать содержание изменений для листов, их номера и причины. Реализована печатная форма документа по ГОСТ 21.101-97 в MS Word.

Система позволяет автоматизировать бизнес-процесс рассмотрения и утверждения документации. Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия в процессе: «Куратор», «Рецензент», «Руководитель». Список согласующих и информируемых лиц, куратор, руководитель могут быть указаны автоматически на основании шаблона согласования.

Система имеет специализированный интерфейс «Управление проектами», позволяющий разрабатывать календарные планы работ на основании состава проекта, распределять ресурсы по этапам, отслеживать состояние процесса выполнения и анализа объёмов работ.

Проект визуализируется, как в режиме структуры проекта, так и в виде диаграммы Ганта.

В окне управления структурой имеется возможность сформировать состав спецификаций материалов и оборудования, ведомостей объемов работ, на основании данных которых будут формироваться сметные документы.

Создание единой базы данных документации и поддержание ее в актуальном состоянии позволяет в любой момент времени найти комплекты документов, получить последнюю версию файлов, а также узнать историю движения документации, в каком состоянии и на какой стадии разработки/согласования она находится.

Управление проектами

Контроль и эффективнй обмен информацией:

Подготовка календарного плана работ.
Диаграмма Ганта.
Контроль выполнения задач.
Управление загрузкой исполнителей.

Управление задачами

Быстрый и эффективный обмен информацией:

Автоматизация процессов перемещения документов.
Сотрудничество.
Коллективная ответственность.
Оптимизация взаимодействия всех участников проекта.

Преимущества APPIUS-PLM

Управление структурой проекта – классификация по объектам строительства.
Управление процессом подготовки документации (календарный план работ, контроль выполнения задач, согласование).
Соответствие требованиям ГОСТ 21.1101-2013.
Двухсторонняя интеграция с Autodesk AutoCAD - поиск, открытие, сохранение чертежей, синхронизация свойств чертежа и параметров документа Appius-PLM и т.д.
Управление проектной, рабочей и сметной документацией (ПД, РД, СД).
Управление нормативно-технологической документацией (НТД).
Управление рабочей конструкторской документацией (РКД).
Управление разрешительной и исполнительной документацией.
Многокритериальный поиск проектов/документов по их атрибутам, построение общедоступных и личных выборок.
Управление статусами/состояниями документов.
Ассоциативная связь (зависимость) между размещенными в системе документами.
Формирование нескольких классификаторов проектов/объектов/документов.
Автоматическое формирование обозначения проекта/объекта/документа с проверкой их уникальности.
Управление различными версиями документов, выпуск разрешения на внесение изменений.
Регистрация движения документации с формированием сопроводительных документов.
Автоматизация бумажного архива (указание мест хранения, штрихкодирование, выдача пользователям и т.д.).
Формирование ведомостей объемов работ, спецификаций материалов и оборудования по отдельным разделам и по всему проекту.
Работа с ограничительным перечнем оборудования, материалов, стандартных и прочих изделий и т.д.
Выгрузка файлов по проекту/объекту/документу.
Ролевое и объектное разграничение прав доступа к элементам системы, использование ЭЦП.
Ведение журнала регистрации за действиями пользователей.
Удаленный доступ через веб-клиент.

Управление проектной документацией — процесс, имеющий место во всех проектных организациях. Часто для его описания также применяется термин «технический документооборот». Он имеет много общего с привычным «административным» документооборотом: документы следуют по заданному маршруту при разработках, проверках и согласованиях.

Система управления проектной документацией

Инструментарий, предлагаемый Бюро ESG для решения задач управления проектной документацией, учитывает особенности процесса управления проектной документацией и имеет ряд отличительных деталей. При построении системы управления проектной документацией необходимо учитывать следующее:

В проектных организациях чаще представляет интерес «движение» не отдельного чертежа, а тома/комплекта со всеми текстовыми, табличными документами и чертежами;
При управлении проектной документацией в процессе проведения изменений, кроме новой версии конкретного чертежа, интерес представляет версия структуры (состава) всего основного комплекта. При этом часто в проектных организациях необходимо хранить не только версии всех документов, но и версии состава основных комплектов: начальную, существовавшую на момент проведения каждого изменения, текущую;
Управление проектной документацией тесно связано с автоматизацией движения проектных заданий между смежными отделами, иными словами, процессом «обмена заданиями». При этом вместе с проектными заданиями «движутся» исходные данные, промежуточные решения по заданиям, комплекты. Процесс выдачи и обмена проектными заданиям — один из самых сложных при автоматизации;
Часто отсутствует четкая грань между потоком документов (DocFlow) и потоком работ, задач (WorkFlow). Например, в некоторых организациях проектное задание рассматривают как работу, к которой прилагаются некие исходные данные — документы. Результатом выполнения такой работы являются промежуточные проектные решения, документы. В некоторых проектных организациях проектное задание — «не только работа», но и документ, оформленный в соответствие с требованиями стандарта организации. Движение такого документа должна обеспечивать система управления проектной документацией;
Наш опыт показывает, что всегда в целях типизации и унификации процессов проектирования целесообразно провести работу по стандартизации потоков проектных документов и заданий. При наличии такой стандартизации, оформлении соответствующих документов системы менеджмента качества проектной организации, при внедрении системы управления проектной документацией резко возрастает степень автоматизации процессов и, как следствие, их производительность;
В связи с тем, что средства разработки документации — САПР, расчетные пакеты, текстовые редакторы — составляют единую среду, система управления проектной документацией должна иметь средства интерфейсного взаимодействия с ними. При этом такие средства, как правило, не предназначены для получения инженерных данных из контента для последующей их обработки, что является одной из функций . Интерфейсное взаимодействие в системе управления проектной документацией в основном выполняет вспомогательные сервисные функции, позволяющие привнести большую степень автоматизации. Пример — автоматизированное считывание значений полей углового штампа из чертежа AutoCAD с последующей записью их в поля электронной карточки чертежа.

Платформа для построения системы управления проектной документацией

Бюро ESG предлагает построение системы управления проектной документацией на платформе программного комплекса

Наша компания имеет огромный опыт разработки систем управления проектной документацией и систем электронного технического архива. Примерами наиболее масштабных внедрений можно привести поставку программного обеспечения, разработку, внедрение и необходимое сопровождение системы управления проектной документацией в ОАО «Гипроспецгаз», ЗАО «ЦНИИ СМ», ОАО «Красный Октябрь» и в других проектных организациях и промышленных предприятиях.

Услуги Бюро ESG по построению системы управления проектной документацией

Компания Бюро ESG предлагает полный комплекс услуг в этой области: консалтинг, проведение обследований, разработку ТЗ, реализацию системы, обучение пользователей, разработку эксплуатационной документации и участие в стандартизации автоматизированных процессов управления проектной документацией, сопровождение и развитие внедренных решений. В своей деятельности наши высококвалифицированные специалисты пользуются многолетними наработками компании, стандартами (в частности ГОСТ 34.хх) и самыми современными средствами и методиками проведения бизнес-анализа при постановке задачи, передовыми средствами программирования при разработке подсистем, отработанными методиками обучения, внедрения и сопровождения систем управления проектными документами.

ЗАО «Стройтрансгаз» (далее СТГ) – одна из ведущих строительных компаний России, выполняющая полный комплекс работ в рамках инфраструктурных проектов нефтегазовой отрасли. Ключевые направления деятельности компании – проектирование, строительство, реконструкция, ремонт и обслуживание объектов нефтегазовой инфраструктуры. В послужном списке ЗАО «Стройтрансгаз» все стратегические трубопроводные проекты России, в частности: система газопроводов «Сила Сибири»; система газопроводов «Южный Коридор»; система транспортировки газа с Бованенковского месторождения и многие другие.

Цели проекта:

управление проектно-технической и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик;
учет видов изменений, группировка по извещениям/разрешениям на изменение;
создание электронного архива технической документации;
связь с бумажным экземпляром.

Управление проектной и рабочей документацией

Основная задача автоматизации, которая стояла перед специалистами СТГ при внедрении системы Appius-PLM УПСД – это организация управления проектной и рабочей документацией по схеме Инвестор (Заказчик) – Генподрядчик – Субподрядчик.

Схема подготовки проекта:

Инвестор определяет те объекты, которые он хочет построить, нанимает или определяет Заказчика;
Заказчик по заданию Инвестора проектирует объект, разрабатывает проектную документацию, проходит экспертизы и в конечном итоге передает ее Генподрядчику для строительства;
Генподрядчик получает утвержденный проект для строительства, заключает договор с Заказчиком, в котором определены сроки строительства объекта, указан перечень передаваемой рабочей документации, состав и объекты стройки, бюджет;
Субподрядчик (может быть один или несколько) заключает с Генподрядчиком договор на строительство какой-либо части общего проекта и реализует его в согласованные сроки.

СТГ в данной схеме принадлежит роль Генподрядчика. Работа в системе Appius-PLM УПСД проводится в несколько этапов, охарактеризованных ниже.

1. Создание дерева проекта строительства

Заказчик согласно подписанному договору с Генподрядчиком официально передает последнему оригиналы утвержденной рабочей документации с полным перечнем или сводной ведомостью основных комплектов (далее СВОК), сопроводительным письмом и накладной.

При получении рабочей документации оператор Генподрядчика в главном окне программы в базе данных строит дерево проекта, где единицей измерения является комплект рабочей документации. Дерево формируется согласно перечню комплектов, которые получены от Заказчика, далее комплекты объединяются в подобъекты, объекты и стройки.

Рис.1. Дерево проектов

2. Загрузка документации в систему

Оператор Генподрядчика сканирует всю полученную документацию, присваивает файлам соответствующие названия и загружает их в систему. Дополнительно в программу добавляются все документы, которые отмечены в передаваемом перечне нормативной документации и связаны со строительством (ГОСТы, СНиПы, сметы, накладные, официальные письма, разрешения, согласования и т.д.), все загружается в дерево проекта и для удобства привязывается к листу общих данных. В итоге в базе хранится полная информация по каждому комплекту рабочей документации.

Рис.2. Изменения комплекта и файлы листов

Параллельно базе рабочей документации формируется база нормативной документации. Данная структура формирования электронного архива рабочей документации обеспечит в дальнейшем быстрый поиск и сортировку чертежей и нормативных документов по заданным критериям.

Рис.3. База нормативной документации

Рис.4. Связь комплекта РД с НТД

3. Деление проекта по Субподрядчикам

Сформированное на первом этапе дерево проекта делится на подобъекты и отдельные части по видам работ: геодезические, подготовительные, земляные, свайные, устройство скважин и т.д. Далее для реализации каждого вида работ Генподрядчик привлекает специализирующихся на отдельных видах деятельности Субподрядчиков и передает каждому ту часть рабочей документации, которая необходима для строительства. На данном этапе заключаются договора субподряда с указанием перечня передаваемой документации и создаются пакеты рабочей документации для передачи. Оператор формирует в базе накладные для передачи. Для оперативного взаимодействия всем Субподрядчикам обеспечивается доступ к системе, используя средства удаленного подключения, сетевую инфраструктуру и т.д.

Учет изменений в рабочей документации

В случае идеального строительства выпущенный первоначально проектным институтом комплект рабочей документации остается неизменным на протяжении всего цикла работ, и время строительства не меняется с момента начала и до полного его завершения. В реальности же ситуация обстоит кардинально иначе.

После получения основного комплекта рабочей документации и создания дерева проекта на протяжении всего жизненного цикла стройки какого-либо объекта Генподрядчик получает изменения, касающиеся различных подразделов. Таким образом, если в начале строительства существует один комплект, то к концу он может претерпеть несколько десятков изменений, которые также фиксируются в системе. Любое изменение рабочей документации прикладывается к основному комплекту, и соответственно в базе формируется актуальное дерево проекта с учетом последних корректировок. Данный процесс включает и Субподрядчиков, которым доступны любые изменения в системе, так как впоследствии им будут переданы оригиналы всех документов в бумажном виде согласно договорам субподряда.

Основные причины изменений рабочей документации:

ошибки проектирования;
требования эксплуатирующей организации;
замена оборудования и т.д.

В момент передачи рабочей документации от Заказчика Генподрядчику в договоре строго обозначены сроки реализации проекта, которые значительно нарушаются с появлением изменений. Это происходит вследствие затяжного процесса выяснения причин корректировок и определения зон ответственности между Заказчиком, Генподрядчиком и Субподрядчиками. На данном этапе перед Генподрядчиком остро встает вопрос мониторинга движения документации: сроков получения и передачи, когда и какие виды изменений были получены, статус их отработки и т.д. Операторам необходимо формировать разные виды отчетов и статистик для предоставления руководству. Основная статистика в СТГ определяется по СВОК, которая отображает, сколько комплектов документации должно быть по договору, сколько получено по факту и сколько с изменениями.

Учитывая, что объемы строительства в СТГ составляют десятки и сотни объектов, жилых зданий и сооружений, компрессорных станций, формирование отчетов производится постоянно в циклическом режиме и представляет собой процесс управления рабочей документацией. Система Appius-PLM УПСД позволяет вести точный учет сроков, компоновать различные актуальные отчеты, статистики и осуществлять мониторинг получения и передачи документации в любой момент времени. По мнению начальника отдела проектно-сметной документации ЗАО «Стройтрансгаз» – Белоусько Сергея Валентиновича – осуществить данный процесс без системы не представляется возможным.

Для оперативности отслеживания изменений в системе имеется также раздел «Конструкции металлические», где хранится документация по оборудованию, которое необходимо изготовить для осуществления строительства. К этому разделу открыт доступ производителям данного типа оборудования, с которыми Субподрядчики заключают договора на изготовление, если оно не относится к поставке Генподрядчика. Данный момент связан с тем, что во время изготовления различных металлических конструкций могут произойти изменения данного оборудования: по конфигурации, по креплению, по толщине металла и т.д., и чтобы производитель мог быстро сориентироваться в соответствии с изменившимися требованиями. Единственным минусом при организации доступа в систему на текущий момент является ограниченность производителей металлических конструкций в интернет-ресурсах и зачастую отсутствие у них лицензий 1С.

Рис. 5. Поиск комплектов РД марки КМ

В обязательном порядке в систему также подключаются штабы строек – это те объекты, где фактически происходит строительство. Таким образом, на месте стройки также всегда можно найти, открыть и распечатать скан-копию последней версии необходимого чертежа. При этом в системе всегда хранится сканированная версия экземпляра документации, где Заказчик ставит штамп «В производство работ». Если кто-то из участников строительства заходит в программу и не видит штамп «В производство работ», он должен этот чертеж проигнорировать.

Вследствие такой организации рабочей документации в системе по каждому комплекту и по каждому изменению формируется отдельная история, которая отображает, что происходит с данной документацией: номер изменения, когда оно получено и когда передано, сколько всего изменений, действующий или аннулированный чертеж, возврат чертежей. Весь жизненный цикл рабочей документации распространяется на всех ее участников от начала проекта и до его завершения.

Рассмотрение и согласование документации

Рассмотрение проектной и рабочей документации – это отдельный бизнес-процесс, в котором оператор может быть его инициатором или исполнителем. В случае инициации такого бизнес-процесса оператор формирует в системе задачу, отправляет ее ответственным за какое-либо конкретное направление специалистам и дает команду «Отработать». Ответственный, в большинстве случаев это начальник соответствующего отдела, дает задание подчиненным, и они начинают изучать документацию. Все замечания, ошибки, неточности, которые обнаруживаются, также вносятся в систему. Далее автоматически формируется письмо на Заказчика с указанием всех обнаруженных недоработок.

Бизнес-процесс рассмотрения по своей сути представляет собой входной контроль рабочей документации. Он заключается в проверке корректности указания всех параметров в конструкторских чертежах, соответствия заложенных материалов их наличию у производителей и поставщиков и т.д. Все эти данные очень важны, так как процесс проектирования и утверждения документации может длиться довольно продолжительное время, иногда несколько лет, и указанные модели оборудования могут быть сняты с производства и заменены более современными, с другими параметрами, наличие материалов может не соответствовать настоящей ситуации на рынке промышленных товаров и т.д.

Рис.6. Карта маршрута БП рассмотрения документации

Функцию входного контроля в СТГ выполняет подразделение по подготовке производства. Ответственные сотрудники изучают на предмет ошибок получаемые от Заказчика ведомости работ внутри комплектов рабочей документации, составляют ведомости для заказа материалов, проверяют рабочую документацию

Доработки

Учет документации по договорам

Для удобства учета рабочей документации в СТГ была сформирована сводная таблица учета всех договоров и совместно со специалистами компании APPIUS разработан полностью новый интерфейс в программе, позволяющий привязывать комплект РД к договору. Ранее в компании присутствовал только пообъектный учет, так как этот вид учета ведет Заказчик совместно с проектным институтом.

Рис.7. Договоры

Учет видов изменений – разрешения на изменение

Как уже было отмечено выше, в процессе строительства возникает большое количество изменений рабочей документации, и Генподрядчику необходимо понимать, почему увеличивается срок строительства и по каким причинам он несет дополнительные затраты.

Перед специалистами СТГ и APPIUS стояла задача определения ключевых типов ошибок для понимания основных видов изменений и формирования на их основе различных отчетов и статистик. Проектный институт формирует изменения в рабочей документации на каком-либо основании, которое называется извещением. Таким образом, различные виды извещений впоследствии можно сортировать по критериям: «Ошибка Заказчика», «Ошибка Генподрядчика», «Ошибка Субподрядчика», «Ошибка эксплуатирующей организации» и строить графики, статистики.

Данные виды отчетов абсолютно точно показывают, кто и по каким причинам задерживает строительство в тот или иной период времени и кому следует нести за это ответственность.

Рис.8. Журнал разрешений

Электронный и бумажный архив

В СТГ система Appius-PLM УПСД в основном используется для управления рабочей документацией как актуализированный электронный архив. Бумажные архивы в большинстве случаев располагаются по месту расположения заказчика. При использовании сотрудниками оригиналов в бумажном архиве в системе фиксируются его контактные данные, дата и причина выдачи документации. Также с помощью функции поиска в программе легко можно отыскать фактическое местонахождение оригинала, так как в базе указан инвентарный номер и точное место хранения (стеллаж, полка).

Рис.9. Место хранение бумажного образца

География и проект в цифрах

СТГ планирует установить систему Appius-PLM УПСД во всех географических точках, где расположены объекты строительства данного общества. На текущий момент доступ в систему имеют те сотрудники, которым он положен по определенным нормативным бюрократическим моментам и тем, кто задействован в процессе производства. В настоящее время в ЗАО «Стройтрансгаз» в программе постоянно работает приблизительно 60 человек, а всего подключено 181 (с учетом Субподрядчиков, специалистов в штабах строек и т.д.). Подключение осуществляется независимо от того, где территориально находятся специалисты, имеются удаленные пользователи. По мере добавления в систему новых объектов, руководство СТГ вовлекает новых сотрудников.

Рис.10. График входа пользователей в систему

На сегодняшний день в системе хранятся данные по следующим объектам строительства:

Обустройство Чаяндинского м/р – около 5000 основных комплектов;
Магистральный газопровод «Сила Сибири» – около 4000 комплектов;
Дожимная компрессорная станция на Заполярном НГКМ – около 300 комплектов.

Учитывая, что в среднем один комплект претерпевает 3 изменения, то общее количество комплектов в системе составляет порядка 28 000 комплектов. Это весомое количество для такой молодой организации, как СТГ.

Выгоды от внедрения

Актуализированная рабочая документация по последнему изменению находится в местах строительства
Оптимизация процесса доставки документации
Сокращение временных издержек в получении/передаче документации
Оперативное формирование отчетов по типам изменений

Планы на будущее

Архив исполнительной документации

Логическое завершение строительства – это формирование исполнительной документации. Все чертежи со штампом «В производство работ» в оригинале в бумаге в конечном итоге находятся в штабе стройки, и по завершении строительства на них ставится штамп «Выполнено по проекту», и вся документация подшивается в тома исполнительной документации.

Сейчас в СТГ работа в системе заканчивается в момент завершения строительства объекта. В базе он обозначается специальным символом «Объект построен», и оператор переводит его статус в состояние «Построен». На текущий момент исполнительная документация только частично передается в электронном виде.

Инвестор для ЗАО «Стройтрансгаз» - головная компания «Газпром» - сделала обязательным требованием в своих договорах предоставление исполнительной документации в электронном виде. Таким образом, перед СТГ стоит задача сформировать передаточную исполнительную документацию в полном объеме в электронном виде вместе с информационной системой и в дальнейшем передать эксплуатирующей организации для использования как архив. Такая комплексная информационная система будет полностью разработана в соответствии с техническими регламентами СТО «Газпром», ГОСТами, СНиПами и другими нормативными документами, необходимыми техническими условиями и будет также в полном объеме удовлетворять требованиям Системы менеджмента качества. Она позволит быстро отсортировать данные, сформировать любой отчет или статистику по документации, найти сканированные копии этих документов в электронном виде и т.д. Все это обеспечит эксплуатирующей организации при дальнейшей реконструкции или в случае аварийной ситуации оперативный поиск любого чертежа или какой-либо конкретной записи в журнале строительства и поможет выявить достоверные данные.

Архив построенных объектов

При 100% завершении строительства СТГ планирует формировать отдельную базу долгосрочного хранения по готовым объектам, в которой отдельно будет содержаться вся информация только по построенным объектам, и для удобства организации поиска она не будет связана с основной рабочей базой документации.

Авторский надзор

Для оперативного участия проектного института, который создает проект, в процессе рассмотрения документации и при внесении изменений, корректировок рабочей документации в качестве планов на будущее СТГ рассматривает возможность добавления в систему функции авторского надзора.

Данный функционал будет интересен также и проектным институтам. В настоящее время разработчики компании Appius постоянно дорабатывают систему в соответствии со структурой работы конкретного проектного института, исходя из технического задания и задания на проектирование, и последующего его деления на соответствующие марки чертежей и соответствующие отделы. В таких случаях Appius-PLM УПСД функционирует в соответствии с порядком работы отдельно взятого проектного института, его регламентами и заведенной структурой управления техническим документооборотом.

Проектный офис

При развитии в будущем таких организаций, как проектный офис, которые в рамках одного предприятия или холдинга являются Заказчиками по проектированию, проектируют, самостоятельно осуществляют строительство и сдают готовые объекты в эксплуатацию, система Appius-PLM УПСД станет для них незаменимым информационным ресурсом.