Эффективная работа складывается из многих факторов. Что мешает эффективной работе? Что мне мешает сейчас работать более эффективно

Часто ли вы задерживаетесь в офисе по пятницам, потому что не справились с делами за 40 часов? По данным исследования компании Hays 87% сотрудников российских компаний перерабатывают. Причин для этого несколько:

• непродуманная кадровая политика, нехватка специалистов;
• руководство не спешит на помощь, игнорируя профессиональные проблемы команды;
• не отлажены рабочие процессы;
• отвлечения.

О последнем пункте. По статистике менеджеры работают, внимание, не более 4 часов! Основная проблема — внешние факторы. Коллеги, которые часто отвлекают вопросами или посторонними разговорами. Переизбыток телефонных разговоров и совещаний. Работа с входящей документацией и e-mail. Вы знали, что на проверку электронной почты у среднестатистического специалиста уходит до 28% рабочего времени ? Если сложить все факторы, получается, что главный ресурс, время, тратится неэффективно. Подавляющее большинство подчиненных знают, как можно избежать плачевных показателей уровня эффективности, соблюдая простые правила:

• не отвлекаться на социальные сети/развлекательные порталы и форумы;
• соблюдение тайм-менеджмента;
• умение делегировать полномочия;
• не отвлекаться на общение с коллегами;
• руководству не вмешиваться в рабочие процессы.

Для того чтобы понимать, сколько компания теряет времени (а по итогу и денег), необходимо проанализировать процессы и на основе этой информации изменить подходы к организации работы.

Как перестать отвлекаться и начать работать?

Этого добиться не сложно, главное правильно подойти к оценке и анализу. Сейчас IT-рынок предлагает много решений, внедрение которых помогает наладить работу и снизить издержки. Если мы говорим о необходимости долгосрочного мониторинга и построения качественно новой системы управления, стоит обратиться к программам учета рабочего времени. В этой статье мы будем говорить о возможностях доступной и простой в управлении системе . И, самое важное, она помогает решить следующие проблемы:

1. Поможет оценить работу всей компании/конкретного подразделения/определенного специалиста и сравнить данные. Это позволит выявить ошибки кадровой политики. Зачастую есть отделы, где переизбыток сотрудников, и наоборот. Неравномерное распределение рабочей силы неминуемо ведет к ошибкам. Кто-то в постоянном стрессе из-за переработок, кто-то выдает минимальные показатели эффективности.
2. Поможет не отвлекаться. В CrocoTime легко настроить списки полезных/бесполезных программ и сайтов. Агент фиксирует каждое действие. Включение, выключение компьютера, количество времени, проведенного в профильных программах и сайтах, а также отвлечения. Если кто-то игнорирует правила и общается в течение дня в соцсетях, это будет видно в отчетах.
3. Поможет планировать день/неделю/месяц. Задать список задач и корректировать его может руководитель всему отделу или компании, либо каждый специалист самостоятельно. Мониторинг покажет, сколько времени ушло на совещания, иногда на планерки и летучки собирают по несущественным поводам всех ведущих специалистов. Иногда достаточно определить руководителя направления, который после ознакомит с принятыми решениями своих коллег. Можно запланировать и частоту проверки электронной почты. Например, утро/вечер.
4. Поможет определить нормы работы для каждого сотрудника. Сравнив, кто и сколько тратит времени на выполнение похожих функций, легко определить оптимальный показатель эффективности. Это исключит переработки и выявит неуспевающих. Возможно, людям не хватает компетенций или они не на своем месте.

CrocoTime поможет отладить механику процессов. Но есть и моральные факторы, влияющие на эффективность.

1. Научитесь говорить “Нет”. Не стоит согласием отвечать на все просьбы коллег о помощи в решении каких-то вопросов. Вы должны понимать, что вас наняли как специалиста для выполнения определенного перечня обязанностей. Ровно, как и ваших коллег. Не делайте за них работу в ущерб своим показателям.
2. Делайте скучную работу в первой половине дня, другие дела оставьте на “десерт”. Это избавит от прокрастинации и со временем исключит из вашей профессиональной жизни привычку — все откладывать на последний день.
3. Не стесняйтесь просить помощи. Это очень просто правило, но многие его игнорируют. Помните, что вы пришли приносить пользу компании, а не тешить свое тщеславие. Ваши ошибки дорого обходятся нанимателю и не в плюс вашей профессиональной карме.
4. Оставляйте работу на работе и не игнорируйте законные перерывы. Отдых рекомендован не просто так, он жизненно необходим организму. Если работать на износ мозг начнет выстраивает защитные механизмы. А это повышенная утомляемость, невнимательность, обостренные реакции на стресс, проблемы со здоровьем.

Быть эффективным — это не значит много работать, это значит подходить к процессу с умом. Обратите внимание на то, сколько вы успеваете или не успеваете, пересмотрите подходы и не бойтесь автоматизировать процессы.

На пути к зрелости и эффективности коллектив может вдруг обнаружить, что рост затормозился. Один из симптомов появившихся ограничений — низкий уровень желания перемен и невысокие их результаты. Полезно проанализировать наиболее типичные ошибки, потому что так легче решить проблемы коллектива.

1. Непригодность руководителя

Хороший руководитель всегда обращает особое внимание и показывает личным примером, как доводить вопросы до полного решения. Можно выделить несколько слагаемых успеха. Эффективный руководитель коллектива:

• честен по отношению к убеждениям других людей, и они тоже считают его честным;
• использует делегирование полномочий в качестве средства достижения цели и развития коллектива;
• имеет четкие и равные критерии оценки для всех подчиненных;
• хочет и может предоставить и получить взамен доверие и преданность;
• обладает достаточной силой, чтобы сохранить целостность и положение коллектива;
• способен воспринимать надежды, опасения и нужды своих сотрудников, уважает их достоинство;
• честно и прямо смотрит в лицо фактам;
• поощряет развитие каждой группы и каждой личности;
• устанавливает и поддерживает эффективные приемы работы;
• старается сделать так, чтобы работа была источником удовлетворения и воодушевленности каждого.

2. Низкая квалификация сотрудников

Если членам коллектива не хватает элементарных навыков работы, то вряд ли будут получены полезные результаты. Нужно добиться сочетания профессиональных и человеческих качеств, которые в совокупности только и позволяют успешно справляться с работой.

Развитого сотрудника можно определить по таким признакам:

• энергичен;
• умеет совладать со своими эмоциями;
• готов открыто излагать свое мнение;
• хорошо его излагает;
• может изменить точку зрения под воздействием аргументов, но не силы.

3. Неконструктивный социальный климат

Преданность сотрудников задачам коллектива — один из признаков положительного климата. Преданность коллективу нужно развивать сознательно, поскольку она редко возникает сама по себе, пока каждый из сотрудников лично не решит направить свою энергию на коллективные цели. Рост преданности — это показатель зрелости коллектива. Эмоциональные узы между сотрудниками укрепляются, и им лучше удается активное достижение совместных целей, причем сопричастность вызывает огромное удовлетворение. В коллективе возникает теплота, сочетающая прямоту и честность с заботой о благе каждого. Коллективный подход поощряет быть личностью каждого.

Еще один важный аспект коллективизма — это поддержка. В этом случае коллектив позволяет каждому индивидууму чувствовать себя сильнее и увереннее. Если же между сотрудниками возникают разногласия, то о них лучше сказать во всеуслышание. Когда важные вопросы остаются невысказанными, климат в коллективе становится оборонительным: люди скрывают свои взгляды, предпочитая быть удобными, а не естественными и полезными для общего дела.

4. Нечеткость целей

Если нет ясного видения цели, то, как следствие, отдельные члены коллектива не могут внести свой вклад в общий успех. Даже когда цели понятны всем, важно найти компромисс между личными и коллективными интересами. Эффективный коллектив дает возможность каждому сотруднику удовлетворить свои личные интересы и внести вклад в реализацию коллективных интересов.

Коллективные и индивидуальные цели нужно менять с течением времени. Есть множество примеров того, как коллективы имели ясные цели вначале, но поплатились за свое неумение корректировать их впоследствии. Коллектив, который глядит вперед, предвидит трудности, использует все возможности, конкретизирует цели в зависимости от накопленного опыта. Такой коллектив в конечном счете добьется успеха.

5. Неэффективность методов работы

• каким образом принимаются решения;
• каковы методы сбора и представления информации;
• каковы взаимосвязи внутри и вне коллектива;
• высока ли эффективность распоряжения ресурсами;
• проработан ли процесс анализа решений;
• как оцениваются новые задачи;
• каковы критерии измерения эффективности.

6. Недостаток открытости и конфронтация

Столкновение взглядов, если его направлять должным образом и конструктивно использовать, ведет к росту взаимопонимания между сотрудниками. Результатом позитивного конфликта становятся открытость, ослабление напряженности, улучшение отношений и рост доверия. Из негативных конфликтов произрастают недоверие и враждебность.

7. Неконструктивные отношения с коллегами

Говоря о своей работе, менеджеры часто употребляют термины из области спорта: «играть на выигрыш», «набирать очки», определять «стиль игры». Эти выражения показывают, что люди думают о своей работе и с помощью каких мысленных образов они объясняют происходящее.

Лидеру коллектива отводится особая роль в укреплении связей с другими коллективами, и он в силах многое сделать для предотвращения враждебности и возникновения сотрудничества.

Каждое утро, приходя в офис, мы попадаем в ситуацию, где все вокруг будто сговорились, чтобы отвлекать друг друга от выполнения своих рабочих обязанностей. Минут 20 мы посвящаем общению с подружками, еще полчаса — кофе-брейку, а там несколько минут в Сети — фотографии десертов и котиков не могут ждать. В конечном итоге дело не завершается, хотя не требовало огромных сил или времени. «Как же так? Ведь я была на работе!», — думаешь ты.

Любые советы ведущих коучев, которые занимаются тайм-менеджментом, утверждают, что на определенные задачи нам требуется череда длинных отрезков времени. Например, составить важный отчет — это три часа рабочего времени и их надо посвятить работе без перерывов и общения с коллегами или начальством. Кстати, это объясняет привычку некоторых сотрудников приходить раньше или уходить позже — в это время нам никто не мешает работать.

Понятия не имею, сколько работают мои сотрудники. Я просто знаю, что они делают то, что нужно.

Джейсон Фрид называет две ключевые проблемы, которые отвлекают нас от работы: М&M — это менеджеры и мероприятия, так он их называет. Задача менеджеров заключается именно в том, чтобы постоянно спрашивать тебя: «Какие успехи с важным партнером? Как идут дела?». И мы тут же начинаем рассказывать про успехи или чаще мы говорим: «Ну, как раз заканчиваю». Но все это — наименьшее зло нашей работы. Хуже всего — это собрания. Джейсон Фрид называет собрания« ужасным, токсичным способном проводить время на работе». Неужели собрания и менеджеры действительно влияют на работу в положительную сторону? По‑крайне мере, когда их становится слишком много — определенно нет.

Популярное

Джейсон Фрид предлагает несколько способов избавиться от негативного влияния М&M:

Организовать время, когда коллеги не будут мешать друг другу работать. Например, «молчаливый четверг», когда после полудня все будут заниматься своей работой, не отвлекаясь на посторонние вопросы, почту, социальные сети и собрания. Удивительно, но даже за полдня качественной работы можно успеть гораздо больше, чем за несколько дней работы в привычном режиме.

Перевести все собрания в онлайн. Без пятиминуток на ожидание, похлопывания по плечу и прочих корпоративных ритуалов: мы можем читать сообщения в то время и в том порядке, какое удобно каждому сотруднику.

И, как говорит Джейсон Фрид, самое разумное поведение — отмена ненужных собраний. Конечно, отказаться вовсе от подобных мероприятий невозможно, но уменьшить количество, чтобы повысить качество — идея блистательная! Тогда у каждого сотрудника будет больше времени на выполнение своей работы и распределяться это время будет согласно индивидуальному плану.

Собрания у нас случаются редко. Я ненавижу их. Это просто потеря времени, и, причем, дорогая. Оно занимает не один час, а целых десять, потому что вы отрываете от работы 10 человек.

9 качеств, мешающих в работе ! Никто не будет спорить с тем, что, благодаря определённым качествам и навыкам, успешные люди преуспевают, делают успешные карьеры, прилично зарабатывают и многое другое. Вполне естественно, что они преуспевают гораздо больше своих коллег и конкурентов благодаря качествам, которые не мешают им в этом, а как раз помогают.

• Согласившись с этим утверждением, вполне логично принять и тот факт, что определённые качества могут существенно мешать нам в работе, тормозя её неимоверно, превращая нашу трудовую деятельность в жалкие потуги, не имеющие ничего общего с эффективностью и высокой продуктивностью труда.

На какие большие достижения можно рассчитывать, если наш автомобиль будет пробуксовывать на месте с завидной регулярностью и постоянством? Постарайтесь нейтрализовать в себе хотя бы несколько качеств, неимоверно мешающих не только в работе, но и в жизни.

КАЧЕСТВА, МЕШАЮЩИЕ ПРОДУКТИВНОЙ РАБОТЕ !

В некоторых случаях, даже лень может быть полезной, но только не во время работы, тем более, если мы планируем чего-то достигать и к чему-то стремимся. Чем раньше заняться нейтрализацией или ослаблением этого "качества", тем большего мы и достигнем. Лень !

2. Неумение общаться.

Работая в современных компаниях, необходимо уметь общаться, заводить полезные знакомства и вызывать к себе симпатию коллег и руководства. Плюнув на развитие этого качества, вы можете вызвать к себе такую антипатию, что не только карьера накроется медным тазом, а и коллеги будут относиться к вам как к изгою, от которого лучше держаться подальше.

3. Безынициативность.

От работников современных офисов негласно ожидается, что они, хотя бы иногда, будут подавать свои инициативы об улучшении работы компании, увеличении прибыльности, интересные идеи о привлечении новых клиентов и тому подобное. Те же работники, которые тихонько и незаметно работают, никого не трогая и, ничего не предлагая, не являются сегодня ценными сотрудниками.

• Более того, с ними всегда можно безболезненно расстаться при первом же удобном случае.

4. Непунктуальность.

Нужно быть очень хорошим специалистом, чтобы можно было позволить вести себя так, как вам вздумается. Если вы не являетесь специалистом экстра-класса, то это качество будет мешать в работе и карьере неимоверно. Скорей всего, что свой поход на вершину карьеры, вы закончите где-то у её подножия...

5. Скромность.

В современных реалиях, необходимо самим уметь доносить до руководства информацию о достигнутых вами успехах, конкретных результатах и том вкладе, который лично вы внесли в развитие компании. Скромничать вы можете где угодно, но только не на работе, поскольку менее скромные коллеги с лёгкостью и превеликим удовольствием обойдут вас "на повороте". Из-за этого качества, огромное количество перспективных сотрудников так и остались - вечно подающими надежды... Об этом в .

6. Неумение сконцентрироваться.

Почему одни люди могут справиться с чем-то за час, а другим для этого же дела и полдня мало? Всё дело в концентрации! Все эти отвлекающие факторы – проверить почту, да как можно чаще, посмотреть – какие сегодня сенсации в мире произошли, потрепаться ни о чём с коллегами по работе или по телефону и т.д., не имеют ничего общего с концентрацией на выполняемой в данный момент задаче.

• Сделали быстро работу? Браво! Вот теперь и можете заняться вволю - чем душа пожелает. Но во время самой работы, всё это неимоверно будет мешать, тормозить весь процесс и затягивать время до неприличия даже в тех примитивных делах, которые можно было бы сделать в два счёта.

7. Несамостоятельность.

Кому нужен маленький ребёнок из детского сада на работе, которому нужно всё разжёвывать, объяснять и водить за ручку? Взрослая жизнь – это и есть взрослая жизнь! Если вы не научитесь быть самостоятельными, то долго сюсюкаться никто с вами уж точно не станет.

8. Неумение правильно распланировать рабочие дни.

С чего начинается ваш рабочий день? С самого первого дела из предварительно составленного списка важных задач, или, с чего попало? Во втором случае результаты ваших потуг будут настолько мизерными, что о нормальном доходе останется лишь мечтать. Пока не поздно, научитесь , и не тратьте драгоценное время на пустопорожнюю деятельность.

9. Непорядочность.

Это качество лишь до поры до времени может не приносить вам какого-то ощутимого вреда. Но, поверьте, рано или поздно, непорядочность выйдет боком, принеся гораздо больше вреда, нежели выгоды, которую вам удалось в своё время получить «благодаря» этому ужасному качеству.

• Старайтесь вести себя порядочно не только по отношению к работе, но и в повседневной жизни.

Никогда не поздно задуматься о воспитании в себе . Если вы можете «похвастать» всеми вышеприведёнными качествами, мешающими в работе , то в ваших же интересах заняться ими как следует - немедленно!

Взгляд изнутри профессии

Сегодня от учителя чего только не требуют – и обеспечения высоких баллов ЕГЭ, и освоения компьютерных технологий, и овладения компетентностным подходом, и воспитания патриотизма…
Все эти задачи педагогам приходится решать в условиях непрерывных модернизационных изменений. И понятно, что в таких обстоятельствах у учителей возникает множество профессиональных и психологических проблем, которые требуют особого внимания, в том числе со стороны органов управления образованием. Но почему-то управленцы редко проявляют интерес к этим трудностям и стремление смягчить ситуацию.
Мы представляем результаты одного из немногих исследований,
где учителям был задан вопрос: что мешает вашей профессиональной самореализации? Исследование провели сотрудники социологической лаборатории Красноярского педагогического колледжа в школах Красноярского края. А чтобы сопоставить точку зрения красноярских педагогов с позицией учителей других регионов, мы проанализировали содержание анкет участников Сети творческих учителей www.it-n.ru/ (ITN). При регистрации на этом портале участники заполняют определенные графы, в том числе и графу «основные проблемы, с которыми
я сталкиваюсь в работе».

Требования растут, средства...

Что же называют учителя в качестве факторов, препятствующих их профессиональной самореализации? Чаще всего – недостаток времени, которое съедает чрезмерная нагрузка (как учебная, так и внеучебная).
Проблему дефицита времени отметили 30% учителей города Красноярска, 33,1% педагогов из малых городов и 24,3% сельских учителей. Респонденты связывают ее с большой недельной учебной нагрузкой, которую приходится брать по причине низкой зарплаты. А еще – с необходимостью выполнять «непрофильные» поручения администрации школы и других инстанций: «Такое ощущение, что мы выполняем работу каких-то служб дополнительных: и социальной, и медицинской…» (сельский район).
Второй по частоте упоминаний негативный фактор – большой объем бумажной работы, отвлекающей от основной деятельности. 25,6% педагогов школ Красноярска и 23% учителей сельских школ указали на перегрузку документацией и значительно возросшее количество различного рода отчетности.
В ходе опроса учителя нередко указывали на слабость материально-технической базы школы. При этом учителя краевого центра, как правило, акцентировали внимание на неполном компьютерном оснащении учебных кабинетов, недостаточном количестве интерактивных досок, на работе школы в две смены, а их коллеги из села – на отсутствии элементарных средств обучения: глобусов, чертежных инструментов и других.

И чтобы все «зоны» были!

Примечательно, что, по мнению многих педагогов, профессиональной самореализации мешает низкая учебная мотивация детей, их умственная пассивность. Учителя обеспокоены возрастающим количеством учащихся с задержкой психического развития и общим низким уровнем развития учеников, особенно в школах на окраине, «нестатусных», что не позволяет реализовать образовательные проекты.
Озабоченность у педагогов вызывает и большое количество детей-мигрантов, плохо владеющих (а часто совсем не владеющих) русским языком, увеличившееся число ребят, родители которых не уделяют должного внимания их воспитанию. Эти проблемы чаще отмечали учителя Красноярска (11,6%).
Сельские педагоги чаще высказывают сожаление по поводу недостатка профессиональных знаний, навыков и опыта работы (20,5%). Они ощущают дефицит, связанный с непониманием современных тенденций в образовании, отсутствием необходимой квалификации, опыта проектной деятельности. Сельские учителя старшего возраста часто говорили о неумении пользоваться ресурсами сети Интернет и неготовности применять информационно-коммуникативные технологии.
Еще одна проблема – взаимодействие с родителями учеников. Наиболее остро она проявляется в краевом центре: 8 процентов учителей Красноярска признали, что им не удается найти взаимопонимание с родителями и это негативно сказывается на их профессиональной деятельности.
Особо отмечалась проблема переполненности классов: «Работать в условиях, когда 30 человек в первом классе, – это сегодня практически неразрешимая задача! От нас требуют, чтобы «физкультурная зона» была, чтобы «зеленая зона» была, чтобы «игровая зона» была, поставить 15 парт, 30 человек усадить, а как это сделать? Это нереально! На парты выкладываются огромная кипа книг, карандаши, ручки! Ребята проходят между столами – им мало места, могут удариться. И я должна в классе проследить за ребятишками, чтобы никто не лез на лестницу, и в коридоре тоже должна следить, где они бегают, прыгают, играют. И вот просто разрываешься между детьми… Дали 20 детей – пускай они 20 и будут, за этими еще как-то можно уследить, а 30 – это тяжело» (малый город).

«Нас превращают в "отчетчиков"»

А как видятся факторы, снижающие результативность профессиональной деятельности, учителям других регионов? Вот что показал анализ 120 анкет педагогов, зарегистрировавшихся на портале «Сеть творческих учителей» (ITN). В большинстве высказываний участников ITN проявились те же проблемы, что и в исследовании социологической лаборатории Красноярского педагогического колледжа. Правда, здесь на первое место по частоте упоминаний вышла проблема «лишних и бессмысленных бумаг, которые отнимают уйму времени». Негативные эмоции по этому поводу выразили 32,5% учителей: «Бесконечные отчеты, планы, программы, диагностики – сегодня именно по их наличию оценивается работа педагога» (Тамбов). «Нас превращают в писак, вернее, отчетчиков. А где же работа глаза в глаза?..» (Краснодарский край).
На дефицит времени в связи с необходимостью брать дополнительную учебную нагрузку, сокращением часов на отдельные предметы и другими причинами посетовали 15% респондентов. Неудовлетворение по поводу скудной материально-технической базы школы высказали 13,3% участников сети. Как правило, речь идет о недостаточном количестве компьютеров, интерактивных досок, низкой скорости интернета, дефиците наглядных пособий и раздаточных материалов.

Ох, и тяжелы коллеги на подъем!

Показательно, что, как и в красноярском исследовании, многие учителя к наиболее проблемным факторам относят: низкую учебную мотивацию, недисциплинированное поведение учеников (9,1%) и отсутствие взаимопонимания с родителями (8,3%): «Воспитание детей сегодня оставляет желать лучшего. Нет стремления к знаниям. Родители хотят в учителе видеть прислугу» (Алтайский край). «Самая страшная проблема – безразличие родителей учеников» (Свердловская область).
Но есть и отличие от данных красноярских социологов. Довольно значительная часть педагогов (8,3%) видят серьезную проблему в инертности коллег и администрации. Участники Сети творческих учителей с грустью отмечают «нежелание коллег что-то менять в своей работе» (г. Воскресенск, Московская область), «нежелание внедрять новые методы работы» (г. Еманжелинск, Челябинская область), «раздражение коллег при “фонтанировании идей”» (Иркутск).